В данном разделе проводится описание движения организационно-управленческой, технологической и экономической информации в системе управления на предприятии по схеме:

Источник (т.е. тип документации);

Отправитель (должность или структурное подразделение);

Получатель (должность или структурное подразделение).

Договоры, заявки на поставку

Платежи доставка

Заявки отчеты об отчеты

На поставку отгрузке

Договоры на

Поставку

Заявки на доставку

Отчеты о доставке

Ниже приведено описание отделов, участвующих в системе коммуникаций ООО «РАСКО»:

1. Бухгалтерия. В соответствии с законодательством, бухгалтерия является отдельным структурным подразделением предприятия, её начальник (главный бухгалтер) подчиняется непосредственно руководителю предприятия. Рациональность организации учёта во многом зависит от правильности определения структуры бухгалтерского аппарата. Количественный состав бухгалтерии и её штатно-должностная структура зависит от: размер хозяйствующего субъекта, вид деятельности и отраслевая принадлежность, организация и технология производства, наличие, количество и расположение обособленных подразделений, опыт и квалификация бухгалтеров, степень автоматизации учётной работы.

Основной управленческой задачей бухгалтерии является сбор и обработка полной и достоверной информации о деятельности предприятия. Такая информация, в основном, используется в двух целях:

1. Принятие решений на основе экономического анализа такой информации.

2. Осуществление финансового контроля.

На ООО «РАСКО» созданы следующие подразделения:

1. Подразделения бухгалтерии

· расчётный отдел - начисление оплаты труда и социальных выплат,

· касса - операции с наличными деньгами, ценными бумагами,

· общий отдел - сбор и группировка информации, формирование отчётности.

2. Отделы, входящие в состав бухгалтерии

· отдел труда и заработной платы - учёт рабочего времени, смен, отпусков, освобождений по болезни и т. п.

· планово-экономический отдел - технико-экономическое планирование производства, анализ результатов производственной деятельности,

· сметный отдел - пообъектный расчёт предстоящих доходов и расходов,

3. Самостоятельные подразделения, с которыми бухгалтерия взаимодействует наиболее тесно

· отдел кадров - учёт персонала,

· юридическая служба - проверка и визирование проектов хозяйственных договоров и локальных нормативных актов.

· служба внутреннего контроля - проверки структурных подразделений хозяйствующего субъекта.

2. Отдел сбыта . Отдел сбыта – это отдел, занимающийся обеспечением выполнения планов поставки продукции в срок и по номенклатуре в соответствии с заключенными договорами. Функциями отдела сбыта являются:

v Подготовка и заключение договоров с покупателями на поставку выпускаемой продукции.

v Участие совместно с соответствующими службами предприятия в формировании годовых, квартальных, месячных номенклатурных планов производства и суточных планов-графиков сдачи готовой продукции для обеспечения поставок в установленные сроки и номенклатуре.

v Обеспечение соблюдения норматива остатков готовой продукции, организации правильного хранения готовой продукции, ее рассортировки, комплектации, консервации, упаковки и отправки потребителям.

v Осуществление учета и контроля над выполнением планов поставки по номенклатуре в разрезе заключенных договоров.

v Предъявление претензий цехам-изготовителям за невыполнение внутризаводских обязательств по изготовлению и сдаче продукции.

v Подготовка еженедельных рапортов об отгрузке продукции и запасных частей на экспорт и т.д.

Отдел сбыта взаимодействует с такими структурными подразделениями, как:

Ø С отделом охраны труда. Получает: предписания и указания по устранению нарушений норм и правил по охране труда, техники безопасности и производственной санитарии, требования о проведении в случае необходимости технической экспертизы и заключений о состоянии оборудования, оснастки, транспортных средств, их степени безопасности и безвредности технологических процессов, графики комплексных обследований состояния охраны труда подразделений и целевых проверок объектов повышенной опасности, нормативную литературу по вопросам охраны труда. Представляет: отчеты о выполнении предписаний и указаний и других контролирующих органов по вопросам охраны труда и техники безопасности и устранению нарушений правил и норм по охране труда, отчеты о выполнении комплексного плана по улучшению условий охраны труда и санитарно-оздоровительных мероприятий.

Ø С транспортным отделом. Получает: месячные, декадные и суточные планы отгрузки готовой продукции всеми видами транспорта, планы-графики завоза запчастей, комплектующих изделий и т.п. на склады сбыта. Представляет: годовой, квартальный и месячный номенклатурный планы отгрузки готовой продукции, намеченные изменения планов отгрузки, заявки на подачу железнодорожного подвижного состава, контейнеров и автотранспорта на месяц, квартал, год.

Ø С финансовым отделом. Получает: извещения банка о выставленных заказчиками аккредитивах (для исполнения), утвержденные нормативы оборотных средств по готовой продукции, в том числе товарам, отгруженным по документам, не сданным на инкассо. Представляет: договоры и соглашения на поставку готовой продукции (для согласования), планы отгрузки товарной продукции, данные о запасах готовой продукции и их соответствии нормативам, документацию на отгруженную продукцию не позднее первой половины дня, следующего за отгрузкой продукции, ежедневные справки об отгрузке и остатках готовой продукции на складах. Выставления счетов на инкассо предприятиям, на взыскание сумм за некачественную продукцию с поставщиков запасных частей.

Ø С планово-экономическим отделом. Получает: планы производства и технико-экономические нормативы и показатели для планирования и оценки деятельности на планируемый период, инструктаж, методические рекомендации по вопросам хозяйственного расчета, планирования и эффективного использования ресурсов, планы производства для заключения договоров с заказчиками, плановые хозрасчетные показатели отдела, утвержденные цены на продукцию. Представляет: отчет по основным хозрасчетным показателям, готовой продукции на складах отдела сбыта, данные о недопоставке продукции, сумма недопоставленной по договорам продукции за отчетный месяц и нарастающим итогом с начала квартала (года), отчет о выполнении плана поставок с учетом заключенных договоров, остатки готовой продукции.

Ø С отделом кадров. Получает: годовые и перспективные планы потребностей в кадрах, указания в вопросах подбора, расстановки и воспитания кадров. Представляет: отчетность по вопросам движения, подбора, расстановки и воспитания кадров, резерв на выдвижение на руководящие должности, заявки на потребность в кадрах, табели или другие документы учета рабочего времени. И с многими другими отделами.

3. СГИ. СГИ (сбытовой склад) – это помещение, предназначенное хранения готовой продукции и оказания складских услуг. На этих складах производится накопление и хранение готовой продукции, подбор ассортимента в соответствии с установленным договором планом реализации, упаковка продукции, маркировка тарных мест, оформление сопроводительных документов и отгрузка. Они находятся в ведении отделов сбыта предприятия. В них хранится готовая продукция предприятия, подлежащая отгрузке потребителям в соответствии с установленным планом реализации продукции. Склад готовых изделий должен располагаться после выпускающих цехов. К ним также должны быть подведены пути внешнего транспорта. такое расположение складов необходимо для удешевления транспортировки, а также сокращения излишних расходов на погрузочно-разгрузочные операции. Сбытовые склады являются приемщиками продукции предприятия, и через них организуется ее поставка потребителям. Благодаря этомусбытовые склады могут оказывать организующее влияние на производственный процесс, добиваясь равномерной сдачи выпускающими цехами продукции и хорошего ее качества.

4. Транспортный отдел предприятия. Транспортный отдел является самостоятельным структурным подразделением предприятия и подчиняется заместителю директора по коммерческим вопросам. Его задача: осуществление транспортировки поставок готовой продукции в требуемые сроки и по оптимальным ценам. Функции отдела:

ü Разработка годовых, квартальных, месячных и оперативно-календарных планов-графиков транспортных перевозок на основе плана отгрузки готовой продукции и выполнения плана производства структурными подразделениями предприятия.

ü Контроль за своевременным выполнением планов поставок транспортных средств, тары, планов погрузочно-разгрузочных работ.

ü Обеспечение приема на склад, подготовки, хранения и отгрузки готовой продукции в номенклатуре и в сроки, установленные договорами. Оформление сопровождающей транспортные операции документации.

ü Осуществление сводного учета выполнения плана транспортными подразделениями по основным технико-экономическим показателям. Составление необходимой отчетности по транспортным подразделениям и представление ее в установленный срок в вышестоящие организации.

ü Разработка организационно-технических мероприятий по совершенствованию и более рациональному использованию транспортных средств, повышению производительности труда, внедрению прогрессивных видов транспорта и снижению транспортных расходов.

ü Подготовка и заключение в установленном порядке договоров со сторонними организациями на эксплуатацию подъездных железнодорожных путей, на транспорт общего пользования, выполнение транспортных и погрузочно-разгрузочных работ и других видов транспортных услуг.

ü Контроль за своевременностью согласования перевозок негабаритных грузов и расчет их крепления, которые производят отделы, выдавшие заявку на их перевозку.

ü Обеспечение сохранности готовой продукции.

ü Определение потребности и составление расчетов и заготовок на необходимые предприятию транспортные средства (локомотивы, вагоны, автомашины, тракторы, прицепы, погрузчики, электрокары), автогаражное и станочное оборудование, а также на необходимые запасные части по всем видам транспортных и погрузочно-разгрузочных средств, находящихся на балансе транспортных подразделений предприятия, материалы для их ремонта. Представление заявок в соответствующие организации в установленном порядке и осуществление контроля за их реализацией.

Как и другие отделы, он взаимодействует:

§ С отделами материально-технического снабжения, внешней кооперации, инструментальным, капитального строительства. Получает: планы и объемы завоза материалов, комплектующих изделий, инструмента, строительных материалов; объемы земляных работ. Представляет: заявки на необходимые транспортной службе предприятия материалы, запасные части, инструмент, гаражное оборудование.

§ С планово-экономическим отделом. Получает: годовую и квартальную производственную программу по предприятию; утвержденный план производственно-хозяйственной деятельности транспортной службы предприятия; методические указания по вопросам планирования и внутризаводского хозрасчета; цены на отгруженную продукцию; утвержденную сумму предельных ассигнований на содержание служебных легковых автомобилей. Представляет: проект плана производственно-хозяйственной деятельности транспортной службы предприятия в разрезе цехов; отчеты о производственно-хозяйственной деятельности транспортной службы предприятия; планы и отчеты о выполнении планов и оргтехмероприятий по транспортной службе предприятия; сведения о ритмичности отгрузки готовой продукции; смету расходов на содержание легковых автомобилей.

§ С главной бухгалтерией. Получает: инструкцию о ведении учета в транспортной службе предприятия. Представляет: документы, необходимые для бухгалтерского учета и контроля за хозяйственной деятельностью транспортных цехов.

§ С отделом главного технолога и отделом автоматизации и механизации производств. Получает: проект технологического маршрута на изготовление деталей и узлов (для согласования); техническую документацию на внутризаводские перевозки, погрузочно-разгрузочные работы, механизацию и автоматизацию в транспортных цехах предприятия; расчеты необходимого количества транспорта на внутризаводских перевозках; анализ уровня и степени механизации труда на погрузочно-разгрузочных, транспортно-складских работах. Представляет: на согласование план оргтехмероприятий и отдельные технические задания на проектирование по расшивке узких мест.

Для исследования системы коммуникации проведем исследование ценностно-ориентационного единства (ЦОЕ) предприятия.

Для определения ЦОЕ трудового коллектива используется список из 24 качеств: 1 – постоянство; 2 – выдержка; 3 – свобода действий; 4 – общительность; 5 – исполнительность; 6 – переменчивость; 7 – чувствительность; 8 – знание своих возможностей; 9 – соблюдение семейных традиций; 10 – склонность к воображению; 11 – самомнение; 12 – мастерство; 13 – бережливость; 14 – организованность; 15 – изворотливость; 16 – инициативность; 17 – целеустремленность;18 – настойчивость; 19 – умение слушать собеседника; 20 – искренность; 21 – самостоятельность; 22 – эрудированность; 23 – стремление к успеху; 24 – деловитость.

Таблица 3

Сводная таблица опроса сотрудников

Характеристика	Фамилии сотрудников	Сумма выбора
Бровкина	Макарова	Зарубин	Шмелева	Демина	Хватков	Сафронова	Кореньков	Климешова	Аревина
	+					+			+	+
		+	+				+		+	+
				+
					+	+	+	+
			+
			+	+		+		+	+	+
			+
		+
				+		+
									+
	+	+		+	+	+		+		+
		+			+		+
	+
		+			+		+	+		+
					+				+
	+		+				+
				+
	+							+

Уровень ЦОЕ определятся по формуле: , где n - сумма выборов, приходящихся на 5 качеств, получивших в группе максимальное предпочтение; m - сумма выборов, приходящихся на 5 качеств, получивших наименьшее предпочтение; N – общее количество выборов.

Исходя из полученных результатов, можно сделать вывод, что мнения по ценностным факторам группы совпадает.

В заключении данного раздела, я хочу описать функционирование отдела кадров . Отдел кадров – обособленное функциональное подразделение компании, подчиняющееся президенту компании и выполняющее основные задачи:

· организация работы по выработке кадровой политики;

· подбор, отбор, расстановка, изучение и использование рабочих кадров, руководителей и специалистов;

· участие в формировании стабильного коллектива;

· создание кадрового резерва и работы с ним;

· организация учета кадров.

Общие положение о работе отдела кадров представлены в приложении 2.

Из всего выше перечисленного, можно сделать вывод , что в системе управления, движение информации происходит своевременно, а проблемы, возникающие в ходе работы компании могут быть устранены в ходе обратной связи с рабочими и работниками, находящимися в подчинении.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

Теоретическое изучение коммуникаций: основные понятия, характеристика, виды, процесс, коммуникационные сети и стили. Межличностные и организационные коммуникации. Системный стиль руководства - базис эффективного менеджмента. Коммуникационные конфликты.

курсовая работа , добавлен 15.11.2010


Сущность и виды коммуникаций в системе менеджмента, особенности их развития на современном этапе. Анализ коммуникаций на примере ОАО "Казаньоргсинтез". Основные способы устранения негативных явлений во внутреннем коммуникационном процессе организации.

курсовая работа , добавлен 21.12.2014


Понятие и основные типы коммуникаций. Коммуникационные стили и сети. Анализ коммуникационного процесса фирмы ООО «МАС» на основе анкетирования подчиненных и руководителей. Правовое обоснование рекомендаций по совершенствованию коммуникаций в ООО "МАС".

дипломная работа , добавлен 18.12.2012


Функции коммуникативных структур. Виды коммуникаций. Коммуникационный процесс. Структура коммуникаций. Коммуникационные барьеры. Эффективный обмен информацией. Управленческие функции планирования, организации, мотивации и контроля.

курсовая работа , добавлен 04.01.2004


Понятие организационных коммуникаций: значение, функции, характеристика, виды. Каналы, средства и барьеры коммуникаций предприятий. Анализ организационных коммуникаций на примере деятельности российских фирм ОАО "Томскнефть" и ОАО "Лазер Сервис".

курсовая работа , добавлен 28.07.2015


Понятие, сущность, основные виды и роль коммуникаций в организации. Краткое содержание международного стандарта системы менеджмента защиты информации ИСО/МЭК 27001:2005. Направление по совершенствованию систем коммуникаций государственного учреждения.

дипломная работа , добавлен 23.03.2014


Развитие новых коммуникационных технологий и их применение в процессе управления организацией. Виды коммуникаций, коммуникационные стили. Коммуникационные сети и помехи. Эффективность применения коммуникационных процессов в управлении организацией.

курсовая работа , добавлен 05.02.2011


Понятие и сущность коммуникаций в менеджменте. Структура процесса коммуникаций. Коммуникационные барьеры и их преодоление. Информационные потоки в организации. Этапы разработки эффективной коммуникации. Анализ коммуникационной системы в ЗАО "Пикник".

курсовая работа , добавлен 06.11.2011

В исследуемой организации для координации сформирована такая процедура, которая предполагает непосредственное руководство действиями в виде распоряжений, приказов и предложений. Все управленческие решения принимаются только на верхнем уровне. Что касается норм и форм коммуникаций то в исследуемой организации практикуется преимущественно письменная форма.

Анализ процесса управления очень важен, так как характеризует динамику деятельности различных элементов в реальной жизни системы управления или ход реализации системы функции управления, т.е. состава и состояния системы управления во времени. Поэтому необходимо оценить правильность выполнения каждого из четырех этапов процесса управления в ООО «Фрешритейл».

Одним из первых этапов является определение цели, то есть определение идеального образа желаемого, возможного и необходимого состояния управляемой системы.

Плюсом является то, что на предприятии осуществляется процесс разработки и обоснование целей развития, однако эти цели имеют краткосрочный характер, а это является недостаточным в условиях постоянно меняющихся условий. К тому же целепологание предусматривает в эффективном управлении большой объем аналитической и исследовательской литературы и включает множество операций: анализ, поиск информации и т.д., однако в анализируемом предприятии не осуществляется полноценный анализ текущей деятельности, а главное не осуществляется анализ результатов и перспектив развития.

Вторым этапом процесса управления является оценка состояния управляемой системы относительной цели, но так как в ООО «Фрешритейл» не осуществляется программно - целевой подход, т.е. не составляется программа действий, то провести отклонение от программы невозможно. Однако состояние управляемой системы никогда не может быть равно цели (если это так, то цель является недействительной) и в данной организации это правило выполняется.

На третьем этапе процесса управления определяется проблема, то есть главное противоречие цели и ситуации, разрешение которого определит изменение ситуации в направлении принятой цели.

Отличие ситуации от цели, как правило, включает множество разнообразных противоречий. Их разрешение приближает ситуацию к цели. Все противоречия связаны между собой. Поэтому нужно найти главное противоречие, разрешение которого обеспечит разрешение всех остальных. Данной организацией была найдена основная проблема, которая заключается в усилении давления конкурентов.

Заключительным этапом процесса управления является разрешение противоречий ситуации и цели, то есть практическое решение проблемы.

Технологию разработки управленческих решений можно рассматривать как динамическую совокупность пяти взаимосвязанных управленческих процессов. Эти процессы логически вытекают (или следует) один из другого. Однако существует устойчивая обратная связь и соответственно обратное влияние каждого процесса на остальные и на всю совокупность.

Первый этап заключается в анализе внутренней и внешней среде. В ООО «Фрешритейл» производится детальный анализ только внутренней среды. Исследование же внешней среды производится частично. Это является огромным недостатком в деятельности исследуемой организации, так как каждая организация, имея свой потенциал развития, свои условия его осуществления, подчиняется закономерностям циклического развития всей социально - экономической системы. Поэтому она находится в состоянии определенного отношения к общим циклам экономики, имея при этом собственные циклы и кризисное развитие. Любую ситуацию, в которой предприятие не успевает подготовится к изменениям, можно считать кризисной. Чтобы этого не произошло, необходимо вовремя понять причины, по которым экономика предприятия оказалась в кризисе, и принять меры еще до внешнего проявления трудностей. Поэтому необходимо в ООО «Фрешритейл» ввести должность маркетолога, либо периодически прибегать к услугам специализированного агентства.

На втором этапе определяются миссия и цели организации. Как уже было сказано выше, в исследуемой организации четко определена ее миссия, которая заключается в получении прибыли и удовлетворении спроса населения. Минусом является не выполнение второго подпроцесса этого этапа, а именно - отсутствие определения долгосрочных целей. То есть цели в данной организации носят только краткосрочный характер. Так же отрицательным в деятельности ООО «Фрешритейл» является то, что процесс установления целей происходит преимущественно централизованно, поэтому существует опасность, что на нижних уровнях организации может возникнуть непринятие этих целей и сопротивление. Для уничтожения всех этих недостатков необходимо осуществлять обратное планирование, предполагающее создание руководителем предприятия первоначального типового плана (предварительного), на основе которого разрабатывается частные планы, то есть ретроградный подход. Затем осуществляется проверка частных планов относительно их реализации, а затем координируются от самого нижнего до высшего уровня планирования (прогрессивный подход).

Третий этап состоит в выборе стратегии. Преимущество данной организации заключается в возможности выбора стратегии развития благодаря внутреннему потенциалу организации. Однако из-за искаженных выводов о развитии внешней среды существует опасность неверного выбора стратегии и, соответственно, не достижения целей организации.

Следующий этап заключается в выполнении стратегии, основным плюсом при реализации данного процесса в ООО «Фрешритейл» является то, что стратегия практически всегда адекватна ресурсам предприятия благодаря точному анализу внутренних возможностей. Однако часть стратегии бывает неосуществима из-за неверных выводов при анализе внешней среды, либо из-за неопределенных изменений в ней. Поэтому необходимо обратить внимание на исследование внешней среды.

Оценка и контроль выполнения стратегии являются логически завершающим процессом. Стратегический контроль не направлен на выяснение того, правильно или неправильно осуществляется реализация стратегии. Его задачей является уяснение того, приведет ли реализация стратегии к достижению поставленных целей. Минусом в исследуемой организации является то, что стратегический контроль осуществляется не достаточно полно, это может привести к получению искаженных результатов. Необходимо определить ответственных лиц за организацию работы по контролю. Руководство ООО «Фрешритейл» должно иметь четкую позицию в отношении роли и места системы контроля, с тем, чтобы она эффективно справлялась с решением задач, которые отвечают общим задачам стратегического управления.

Вместе с тем, менеджеру среднего звена следует себе уяснить, что для руководителя он является в роли и партнера, и исполнителя, и оппонента при решении возникшей проблемы. Поэтому в коммуникационном процессе ему необходимо проявлять поведенческую гибкость - уметь менять стиль поведения в соответствии с ситуацией, на первое место ставить не собственные амбиции, а интересы дела, уверенно, доказательно отстаивать свою точку зрения. Ведь именно они являются уникальным и самым «дешевым» источником информации о положении в коллективе, на основе которого планируется вся работа. Менеджеры на местах проводят политику и идеи, которые разрабатываются руководителем и правлением.

Таким образом, осуществлять коммуникации внутри организации следует несколькими способами, такими как:

• 1. Личная беседа с сотрудниками,
• 2. Рассылка циркуляров.
• 3. Распространение информации, используя электронные каналы связи.

Для формирования в сознании персонала положительного имиджа и доведение до сотрудников ключевых сообщений следует применять следующие формы внутри организованных коммуникаций:

• 1. Листок новостей.
• 2. Квартальные, годовые отчеты сотрудников (аналог отчета всей организации).
• 3. Доска объявлений.
• 4. Страница организации в Интернете.
• 5. Общие собрания работников.

При информационном взаимодействии с сотрудниками решаются такие ключевые задачи, как делегирование полномочий, воспитание чувства гордости за свою организацию.

Как было ранее замечено, показателем зрелости, и эффективности коммуникативных процессов в коллективе является социально-психологический климат. Благоприятный социально-психологический климат в организации «Фрешритейл» в основном, характеризуется на данный момент следующими положениями:

• 1. Ценности и отношения в коллективе соответствуют, главным образом, ценностям и задачам общества, то есть социально одобряются, и одновременно соответствуют ценностям и задачам организации.
• 2. Существует достаточная взаимная информированность по значимым вопросам.

Благоприятный социально-психологический климат необходимо поддерживать постоянно. Упущение этого условия приводит к огрубению мышления, при котором служащие постепенно группируются, протестуя против сложившейся ситуации.

Для развития коммуникаций внутри организации также необходимо поддерживать культуру общения, для чего следует развивать следующие социально-психологические умения:

• 1) поддерживать общение, стимулировать активность партнера;
• 2) психологически точно определять «точку» завершения общения;
• 3) максимально использовать социально-психологические характеристики коммуникативной ситуации, в рамках которой разворачивается общение;
• 4) прогнозировать реакции партнеров на собственные действия и психологически настраиваться на эмоциональный тон собеседника;
• 5) овладевать и удерживать инициативу в общении и провоцировать «желательную реакцию» партнера по общению;
• 6) формировать и «управлять» социально-психологическим настроением партнера и преодолевать психологические барьеры в общении;

Для достижения коммуникативной задачи руководителю необходимо четко распределить между исполнителями функции и ответственность, следует осуществить организационные меры, которые призваны обеспечить воплощение в жизнь принятого решения.

Рассмотрим правильность и полноту выполнение технологии разработки управленческого решения в рамках стратегического управления в ООО «Фрешритейл» в таблице 2.3.

Таблица 2.3

Оценка правильности и полноты выполнения технологии разработки управленского решения в рамках стратегического управления в ООО «Фрешритейл»

Основные этапы принятия управленческих решений	Положительные аспекты	Отрицательные аспекты	Возможные проблемы в деятельности предприятия	Пути решения
1. Анализ внешней и внутренней среды	Детальное изучение внутренней среды	Неполный анализ внешней среды	Возникновение кризисных ситуаций и непредвиденных проблем	Найм специалиста по маркетингу или услуги агентств
2. Разработка вариантов решения	Четко определены краткосрочные цели, что облегчает выбор варианта решения	Отсутствие разработки долгосрочных целей мешает выбору решения на долгосрочную перспективу	Затяжной характер принятия решений, ошибки в решениях на долгосрочную перспективу	Разработка долгосрочных перспектив, обеспечение обратного планирования
3. Выбор оптимального решения	Возможность выбора стратегии развития	Недооценка факторов внешнего влияния	Неправильно выбранное решение	Анализ внешней среды
4. Выполнение решения (выбор ответственного, сроков и способов реализации)	Адекватность решений потенциалу фирмы	Несоответствие решений внешней объективной реальности	Невозможность осуществления решений	Детальный анализ внешней среды
5. Оценка и контроль выполнения решения	Возможность корректировки выбранного решения	Слабое осуществление контроля	Искаженная информация	Определить ответственных лиц организацию работы по контролю

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Курсовая работа

Исследование систем управления

Анализ коммуникаций в системе управления

• Введение
• 1. Коммуникации в системе управления
• 1.2 Коммуникационный процесс
• 2. Анализ коммуникационного процесса в организации
• Заключение
• Список использованных источников
• Приложения

Введение

На сегодняшний день коммуникации играю очень важную роль в управлении. Деятельность абсолютно любой организации немыслима без эффективного обмена информацией.

Любая деятельность руководителей, направленная на достижение каких-то целей требует эффективной коммуникации. Если вдруг перекрыть потоки сообщений в организации, то организация прекратит свое существование.

На современном этапе развития экономики руководитель вынужден затрачивать на коммуникации от 50 до 90% всего своего времени. Кому-то это может показаться невозможным, хотя если принять во внимание, что он делает это ради того, чтобы наиболее полно реализовать свою роль в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений, то это время уже не кажется слишком большим.

Для успешной работы всего предприятия в целом необходимы эффективные коммуникации. Ни для кого не секрет, что коммуникации оказывают сильное влияние на успех организации, однако, в ходе опроса, проведенного учеными, выяснилось, что около 72% американских, 84% японских и 63% английских руководителей считают, что коммуникации выступают основной преградой на пути достижения эффективности их организациями. На основании данных опросов можно сделать вывод, что главной проблемой являются не коммуникации, а именно неэффективные коммуникации.

Лишь те руководители, которые эффективно проявляют себя в коммуникациях - эффективны и в работе. Такие руководители представляют суть коммуникационного процесса, понимают, насколько сильно среда влияет на обмен информацией, а также умеют грамотно общаться, причем как письменно, так и устно.

Одной из главных целей любого менеджера является искусное овладение коммуникацией, так как, образно говоря, они выполняют работу «чужими руками».

Коммуникации играют главенствующую роль не только в маленьких фирмах, но и в крупных компаниях и корпорациях. От того, насколько эффективными являются коммуникационные связи, зависит будущее, как всей компании, так и людей, в ней работающих, а если смотреть более широко, то и благополучие всего государства.

Коммуникационные процессы занимают важное место в жизни человека, гражданина и государства, наличествуют в работе всех общественных институтов.

Тема проведенного исследования выбрана не случайно, потому как коммуникации являются процессом острых дискуссий в сфере управления и более или менее четкого понимания данного процесса достичь пока не удалось. Целью данной курсовой работы является выявление роли информационных систем и управления в организации коммуникаций.

Объектом исследования данной работы является коммуникационный процесс. Предметом - процесс проведения анализа коммуникационного процесса.

Основные задачи, решаемые в ходе курсовой работы:

Изучить понятие коммуникации в системе управления;

Определить виды и модели коммуникаций;

Рассмотреть коммуникационный процесс, его основные элементы, этапы, дать им характеристику;

Проанализировать эффективность вертикальных (восходящих и нисходящих коммуникаций;

Изучить методы внутриорганизационных коммуникаций;

Сделать выводы на основе проведенного анализа.

1 . Коммуникации в системе управления

управление коммуникация межличностный

1.1 Основные понятия коммуникации

Одним из первостепенных условий существования абсолютно любой организации является достижение поставленных целей, но это, как правило, невозможно без контакта с внешней средой. Отсюда следует, что эффективность работы организации зависит не только от качества услуг, либо товаров, которые она предлагает, но и от взаимоотношений организации с людьми или же организациями, которые эти товары и услуги будут получать. Важным качеством руководителя на сегодняшний день является умение грамотно выстроить отношения с группами общественности, другими словами он должен уметь эффективно использовать коммуникации.

Ключевым фактором ведения деятельности коммуникации в организации выступает создание такой среды внутри организации, которая благоприятна для успеха организации в работе. Коммуникации, протекающие в организации, могут вестись по разным направлениям, которые могут быть направлены как на различные группы общественности (например, на широкую общественность), так и на достижение каких-либо конкретных целей. Таким образом, организации чрезвычайно важно наличие устойчивых информационных связей со своими партнерами, потребителями товаров и услуг и т.д.

В наше время термин «коммуникация» получил широкое распространение и часто используется как специалистами, так и непрофессионалами. Термин «коммуникация» возник от латинского «communis», что в переводе значит «общее». Лицо, которое передает какую-либо информацию пытается установить «общность» с лицом, которое эту информацию получает. На основании вышесказанного можно представить коммуникацию в виде передачи не только информации, а ее сущность, смысла при помощи символов.

Все, что нам известно о коммуникативных процессах в управлении базируется на следующем определении коммуникаций.

Коммуникация -- это процесс, при котором сообщение передается от источника к получателю для того, чтобы изменить поведение последнего. Коммуникационный процесс -- это процесс обмена информацией между сторонами. Главной целью коммуникационного процесса является обеспечение правильного понимания информации, которая поступает к потребителю с помощью обмена или же посредством общения.

Непосредственно все виды управленческой деятельности базируются на обмене информацией. Именно это способствует тому, что коммуникации называют связующими процессами.

Понятия коммуникация и информация хоть и разные, но в тоже время тесно связанные друг с другом. В понятие коммуникации входит не только информация, которая передается, но так же и непосредственно сам процесс этой передачи. Для успешной коммуникации требуется как минимум два человека.

Коммуникации возможно разделить по характеру восприятия.

На основании этого они делятся на смешанные, целевые (в них цель сообщения заложена в самом тексте) и косвенные (в них цель сообщения скрыта и находится как бы «между строк»). Также коммуникации можно разделить по взаимодействующим сторонам. На основании этого они делятся на организационные и межличностные.

Организационные коммуникации в свою очередь делятся на:

Внешние (коммуникации, происходящие между организацией и внешней средой);

Внутренние (коммуникации, происходящие внутри организации, среди подразделений и уровней управления);

Горизонтальные (коммуникации, происходящие среди подразделений одного и того же уровня управления);

Вертикальные (коммуникации, происходящие между уровнями управления);

По нисходящей линии (от руководителя к исполнителю);

По восходящей линии (от исполнителя к руководителю).

Межличностные коммуникации делятся на:

Формальные;

Неформальные.

Деятельность коммуникаций направлена в первую очередь на обеспечение выполнения ключевых функций управления, а именно: организации, мотивации, планирования и контроля. Чем выше эффективность коммуникаций, тем выше общие показатели деятельности организации, что стимулирует рост уровня удовлетворенности сотрудников организации, а так же способствует формированию чувства сопричастности к работе организации.

Одной из самых главных причин возникновения проблем в любой организации выступают неэффективные коммуникации. При отсутствии у сотрудников возможности общения, передачи друг другу информации, им будет очень сложно вместе работать и достигать каких-то общих целей.

Отсюда напрашивается вывод, что роль, отведенная коммуникациям в организации очень велика, и именно эффективные коммуникации являются залогом успешной работы любой компании и эффективность управления персоналом пропорциональна эффективности коммуникационных процессов протекающих в компании.

Для руководителей коммуникации являются особенно важными по нескольким причинам:

Большую часть своего времени руководителя тратят на коммуникации, соответственно они напрямую заинтересованы в повышения качества коммуникаций;

Эффективное управление немыслимо без хорошо налаженных коммуникаций;

Существует несколько функций коммуникаций, имеющих примерно равное значение между собой:

Информативная функция -- функция, подразумевающая передачу истинных, либо ложных сведений, которая выполняет определенную роль в процессе принятия решений. Она реализует предоставление информации для принятия решений, чтобы произвести идентификацию и оценку альтернативных решений;

Мотивационная функция - функция, «подталкивающая» персонал к повышению качества их работы, используя при этом управление поведением, убеждение, внушение, просьбы, приказы и прочее;

Контрольная функция -- функция, помогающая следить за поведением подчиненных разными способами на основе иерархии и формальной соподчиненности;

Экспрессивная функция - функция, удовлетворяющая социальные потребности и способствующая эмоциональному выражению чувств и переживаний.

На основании вышесказанного можно сделать вывод, что коммуникации - это не только процесс отправки и получения информации, но и процесс восприятии, понимания и усвоения этой информации.

1.2 Коммуникационный процесс

Коммуникационный процесс - это процесс обмена информацией между двумя или более людьми. Основной его целью выступает обеспечение точной передачи информации одной стороной и ее получение, а так же понимание - другой стороной.

В коммуникационном процессе важное значение играют обе его стороны, потому как если в ходе обмена информацией не достигнуто понимание, коммуникация считается не состоявшейся.

Коммуникации в организации - это информационные взаимодействия, в которые люди вступают при выполнении своих функциональных обязанностей или должностных инструкций. В масштабе организации коммуникации обычно осуществляются в трех направлениях: сверху вниз, снизу вверх и в горизонтальной плоскости.

Коммуникационный процесс обеспечивает организации развитие по нескольким направлениям: разработка стратегии эффективности организации; формирование каналов коммуникации внутри организации; формирование каналов коммуникации во внешней среде организации и формирование организационной культуры.

Коммуникационный процесс - это процесс взаимодействия совокупности элементов.

Коммуникационный процесс включает в себя четыре основных элемента:

Отправитель -- лицо, которое генерирует идею, либо собирает и передает какую-нибудь информацию;

Сообщение - непосредственно посылаемая информация;

Канал - средство передачи информации (устная передача, совещания, телефонные переговоры, письменная передача, служебные записки, различные отчеты, электронная почта, компьютерные сети);

Получатель - лицо, для которого предназначена передаваемая информация и которое интерпретирует данную информацию.

Предположим, что директор этой фирмы принял решение улучшить качество торгового обслуживания населения. Он проводит совещание со своими менеджерами, на котором высказывает свои соображения на этот счет.

Здесь директор выступает в роли отправителя (именно у него родилась идея), та информацию, которую он пытается донести до менеджеров - сообщение, проводимое им совещание - это канал передачи информации, а менеджеры в данном случае выступают в роли получателей информации.

Они принимают информацию от директора, интерпретируют ее и отправляют обратно директору.

Процесс приема-передачи информации обе стороны коммуникативного процесса проходят в несколько этапов.

Задачей участников коммуникативного процесса выступает создание благоприятных условий для обеспечения составления сообщения, передачи его по некоторым каналам, а так же обеспечение правильного восприятия передаваемой информации обеими сторонами.

Этапы коммуникативного процесса тесно взаимосвязаны друг с другом, потому что каждый из этапов выступает отправной точкой, в которой смысл передаваемой информации может быть не только искажен, но и полностью утрачен.

Рассмотрим данные этапы более подробно.

Зарождение идеи.

Любой процесс обмена информацией в первую очередь начинается с того, что отправитель формулирует свою идею, либо отбирает информацию для передачи. В случаях, если отправитель не уделяет должной важности этому процессу, процесс обмена информацией обрывается уже на данном этапе. В ходе этого этапа отправитель должен в первую очередь обдумать свои идеи еще до отправки информации, а не отправлять информацию, а потом уже думать о ее уместности.

Кодирование и выбор канала.

На втором этапе отправителю нужно закодировать передаваемую им информацию с помощью символов. Для этого он использует слова, жесты и прочее. Только после того, как передаваемая информация будет закодирована, она превратится в сообщение.

Для передачи сообщения используется канал, который должен быть совместим с типом символов, которыми закодирована информация. Примером таких каналов может служить электронная почта, речь, видеоконференция и т.д. В случае если канал не соответствует идеи, зародившейся на первом этапе, процесс передачи информации может быть мене эффективным.

Выбор канала сообщения не обязательно должен ограничиваться одним каналом, наоборот лучше использовать два и более канала для более лучшего понимания и восприятия информации.

Передача.

На данном этапе отправитель использует канал передачи, для отправки сообщения получателю. Этот процесс физической передачи сообщения многие принимают за сам процесс коммуникации, хотя это всего лишь один из многих этапов коммуникационного процесса.

Декодирование.

После получения сообщения получателем его задачей становится декодирование этого сообщения.

Декодирование -- это перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, которыми отправитель закодировал сообщение имеют для получателя схожее значение, получатель поймет, что отправитель имел ввиду, какую идею заложил в сообщение. В случаях, если ответа передаваемая идея не подразумевает, процесс обмена информацией можно считать завершенным. Но в ряде случаев получатель либо не совсем верно истолковывает идею отправителя, либо наделяет ее несколько иным смыслом. С точки зрения руководителя, обмен информацией можно считать эффективным, только если получатель показал правильность понимания идеи, а так же выполнил ряд действий, которые отправитель от него ожидал.

Обратная связь.

Обратная связь - это реакция на то, что было услышано, увидено, либо прочитано.

Назад отправителю отправляется информация, которая свидетельствует о понимании сообщения, либо согласии или не согласии с ним. Таким образом, участники коммуникативного процесса меняются ролями, и уже получатель становится отправителем, а отправитель предыдущего сообщения - получателем.

Процесс начинает протекать снова, проходя все свои этапы.

Без обратной связи не может быть эффективным коммуникационный процесс. Она необходима для того, чтобы отправитель понимал степень усвоения и восприятия информации получателем.

Так же в процессе коммуникации могут присутствовать шумовые помехи.

Шумовые помехи являются факторами, снижающими качество сигнала (передачи). Примерами шумовых помех могут выступать:

Неправильная интерпретация сообщения принимающим (получающим) и/или посылающим;

Разные значения, которые придаются одним и тем же словам различными людьми (семантические проблемы);

Влияние времени;

Различия в понимании руководителей и подчиненных своего должностного положения неминуемо усугубляют отсутствие (пробел) коммуникации между руководителем и подчиненными.

Так как основной целью коммуникационного процесса выступает эффективная коммуникация, необходимо стараться минимизировать присутствие помех на любых его этапах.

В процессе организации коммуникационных сетей на любом предприятии нужно брать во внимание особенности разных типов и каналов коммуникации на любом из этапов коммуникационного процесса.

Только после того, как в организации будет выбрана сфера ее деятельности, разработана производственная программа, а так же утверждена структура менеджмента, можно будет приступать к налаживанию коммуникационных процессов, а так же производить выбор средств и каналов коммуникаций.

Разработанные решения, включающие в себя перечень необходимых коммуникационных процедур, необходимо использовать для каждого иерархического уровня менеджмента. В свою очередь, они обязаны быть доведены непосредственно до каждого должностного лица.

2 . Анализ коммуникационного процесса в организации

2.1 Межличностные и организационные коммуникации, понятие, выявление преград

В коммуникационном процессе существуют межличностные и организационные коммуникации, далее рассмотрим каждую из них.

Межличностные коммуникации - это такие коммуникации, которые протекают между людьми.

Организационные коммуникации - это такие коммуникации, которые протекают внутри организации между ее работниками.

Отличительной чертой межличностных коммуникаций является то, что они могут происходить не только среди работников одной организации, но и между работниками разных организаций (например, фирм, являющихся партнерами друг с другом).

Организационные коммуникации же, напротив, могут затрагивать только лишь одну организацию, либо фирму. Они включают в себя часть межличностных коммуникаций, происходящих среди работников только этой фирмы. Но в тоже время межличностные коммуникации могут иметь внутри себя организационные коммуникации.

Среди большого количества методов коммуникации, большую часть своего времени любой руководитель затрачивает на прямой межличностный обмен информацией. Поэтому необходимость изучения межличностных коммуникаций для того, чтобы ими эффективно управлять играет большую роль.

Осуществление коммуникаций в некоторых случаях сопряжено со значительными трудностями. Если два человека значительно расходятся во мнениях по какому-то вопросу, осознать это позволяет только установление двухсторонних коммуникаций.

Признать успешной коммуникацию можно лишь в том случае, когда получатель информации может понять и правильно интерпретировать смысл сообщения, присланного ему. В любых других случаях коммуникация будет называться безуспешной.

На успех коммуникации могут повлиять многие факторы, называемые при этом коммуникационными барьерами (или же преградами). В настоящее время такие барьеры принято разделять на макро и микроуровни.

Макробарьеры в коммуникационном процессе создают препятствия для успешной коммуникации в целом. К ним принято относить:

- различные искажение информации, которую переедет отправитель, либо перегрузку информационных сетей;

- возникающую необходимость во всё более сложной информации;

- интернационализация деловых контактов и рост роли иностранных языков и прочее.

В отличии от макробарьеров, микробарьеры создают затруднения для успешной коммуникации в какой-либо конкретной узкой области, сфере. К таким барьерам можно отнести:

- отношение отправителя информации непосредственно к получателю информации;

- наоборот, отношение получателя информации к источнику информации;

- способность восприятия получателем информации многозначных слов;

- невозможность обратной связи.

Полностью все преграды, которые могут возникнуть в коммуникационном процессе, можно представить в виде схемы.

Проводя анализ коммуникаций в системе управления, можно выявить основные проблемы эффективности коммуникаций. Все их можно разделить на 2 группы:

Проблемы организационных коммуникаций;

Проблемы, которые возникают в ходе межличностного общения.

Рассмотрим в первую очередь проблемы, препятствующие эффективным организационным коммуникациям.

Если в организации существуют четко действующие коммуникационные каналы, то они способны помочь в решении многих организационных проблем. Так же их наличие способствует эффективному управлению отдельными структурными единицами в организации на пути к общей поставленной задаче. Но создание таких каналов, как правило, связано с рядом трудностей, которые могут быть вызваны как дефектами в каналах передачи информации, так и дефектным кодированием, либо декодированием сообщений, которые получают адресаты.

Главная проблема в коммуникативном процессе между элементами организационной структуры возникает из-за того, что зачастую нет необходимой определенности в отношениях среди отдельных структурных единиц организации. В результате этого, посылаемые руководством приказы и распоряжения могут неверно трактоваться подчиненными, дублироваться, последнее сообщение может противоречить отосланным ранее и т.д.

Так же в данном случае возникают не стабильные горизонтальные связи среди подразделений, либо их сотрудников. Принимаемая информация начинает носить хаотичный характер, вызывая этим «информационный голод», либо наоборот перенасыщение противоречивой информацией. В таких условиях неопределенности наиболее сильно проявляют себя основные виды барьеров в коммуникационном процессе.

1 Искажение сообщений - один из барьеров коммуникативного процесса, при котором в структурные единицы организации поступает информация, не адекватная реальной ситуации. Данный барьер сильно замедляет работу организации в целом, потому что важно понять в начале, какая цель была поставлена и как ее достигнуть и только потом быстро и качественно выполнить поставленную работу. Неправильная трактовка цели может загубить всю работу еще на начальном этапе.

2 Информационные перегрузки. Из-за большого количества получаемой информации руководителю часто трудно сосредоточиться на самом важном. Он отсеивает, как ему кажется, ненужную часть информации, порой не замечая что-то не только бесполезное, но и важное. Поэтому, если руководитель получает слишком много различной информации, это снижает эффективное управление.

3 Недостатки в структуре организации. Они очень негативно влияют на эффективность коммуникационного процесса. Когда в организации много подразделений разного уровня, информация, идущая от самого нижнего уровня к верхнему искажается, частично теряется. Чем больше таких уровней, тем сильнее искажается информация. Главным образом это справедливо для восходящих коммуникационных потоков (снизу вверх, от подчиненных к руководителям).

4 Отсутствие устойчивых горизонтальных связей между подразделениями организации. Данный барьер появляется, когда руководство не приветствует коммуникации среди подразделений организации, а наоборот, допускает только вертикальные связи. Такой недостаток характерен для высокоцентрализованных и формализованных линейных структур.

5 Наличие конфликтов среди отдельных групп и подразделений организации. Если руководители, либо сотрудники находятся в конфликтах друг с другом или между собой, это способствует разрыву коммуникационных связей. Зачастую сотрудники начинают использовать коммуникационные связи ради собственной выгоды. Особенно такая ситуация справедлива, когда в организации, к примеру, производят несколько видов продукции, услуг, при этом вклад каждого подразделения не разграничен. Между участниками каждого подразделения начинают возникать конфликты, каждый стремится принизить значимость другого.

6 Высокая степень пространственной дифференциации. Данный барьер препятствует прохождению информации по каналам коммуникации из-за удаленности отдельных подразделений организации. Порой трудно проконтролировать исполнение, либо передать большой объем, к примеру, с помощью телефонной связи. Все это приводит к снижению эффективности коммуникационного процесса.

2.2 Совершенствование коммуникаций в организации

Одними из основных способов совершенствования коммуникаций в организации являются: регулирование информационных потоков, управленческие действия, внедрение систем обратной связи, внедрение систем сбора предложений, использование информационных бюллетеней, использование современных информационных технологий и мировых информационных ресурсов. Рассмотрим данные способы более подробно.

Регулирование информационных потоков (другими словами изучение информационных потоков).

Любой руководитель обязан знать потребности в информации как свои, так и подчиненных. Он должен четко представлять объем той информации, которая необходима каждой части организации для успешной работы в целом. При этом не должно наблюдаться ни перенасыщение информацией, ни информационный голод. Потребности в информации первую очередь зависят от масштаба поставленных задач и целей.

Именно руководитель ставит эти цели перед собой и своими подчиненными, соответственно именно он должен провести анализ, изучить и отрегулировать информационные потоки так, чтобы обеспечить наибольшую эффективность коммуникационных процессов в организации, а значит и успешность работы в целом.

Разработка и внедрение систем сбора предложений.

Она необходима для того, чтобы обеспечить боле простой доступ информации от нижних уровней к верхним. При использовании данной системы все сотрудники организации получают возможность внести свои идеи, предложения, повышающие эффективность работы организации. Основной целью построения такой системы является понижение фильтрации, на пути информации снизу вверх.

В большинстве случаев, такая система реализуется с помощью ящиков для предложений, в которые сотрудники могут анонимно бросать письма со своими предложениями.

Однако, это не сильно эффективно, потому что работник не видит, рассматриваются его предложения или нет, а так же отсутствует материальное стимулирование сотрудников, чьи идеи были применены для повышения эффективности работы. Следует разрабатывать программы, открыто демонстрирующие почему внедряется, либо не внедряется какая-либо конкретная идея, а так же позволяющие стимулировать ценные идеи работников. Так же можно создать что-то наподобие телефонной службы приема предложений, либо странички отзывов и пожеланий на сайте компании, где люди, обрабатывающие данную информацию смогут ответить на интересующие вопросы, дать какие-то пояснения, касающиеся возможности, либо невозможности применения в организации каждой конкретной идеи. Также одним из вариантов обратной связи является создание кружков качества, а также групп неуправленческих работников, которые еженедельно собираются, чтобы обсудить предложения по совершенствованию труда и управления, а также возможных или имеющихся проблем, которые влияют на их работу.

Совершенствование управленческих действий.

В некоторых компаниях как минимум раз в месяц проводятся подобные совещания, в которых принимает участие практически весь коллектив. Эти встречи способствуют налаживанию коммуникационного процесса не только между сотрудниками, но так же и между сотрудниками и руководителем. Подчиненные начинают чувствовать свою роль в жизни компании. Во многих организациях проводятся подобные встречи, но только среди руководящего звена (так называемые «планерки»). На них подводятся итоги проделанной работы, а так же ставятся новые цели и задачи.

Что касается собраний, то они зачастую превращаются в фарс. Их главная цель - способствовать диалогу между управленческой верхушкой и служащими - терпит фиаско, так как предполагаемый диалог перерастает в монолог, естественно по линии сверху вниз. Служащих иногда почти вынуждают посещать такие собрания и отсиживать их (что несколько напоминает партсобрания в советское время). Записки, передаваемые на трибуну, предварительно проверяются на предмет содержания и, случается, ищется автор каверзного вопроса через анализ почерка.

Совершенствование систем обратной связи. Системы обратной связи являются основой построения контрольно-управленческой коммуникационной системы в организации. Одним из разновидностей системы обратной связи может выступать перемещение работников организации из одной ее части в другую. К примеру, руководитель направляется в цех, где лично проверяет то, как исполняются его приказы, правильно ли работники поняли смысл той информации, которую он хотел до них донести. Следующим вариантом системы обратной связи выступает опрос работников. Опросы необходимы для того, чтобы руководство могло получить ответы от работников на большое количество своих вопросов единовременно. Примерами таких вопросов могут выступать: 1) насколько четко доведены до работников цели и задачи их работы; 2) с какими видами проблем они сталкиваются в результате своей профессиональной деятельности; 3) насколько точная информация, необходимая в работе доводится до них; 4) как они оценивают руководителя; 5) владеют ли они информацией, касающейся их дальнейшей работы, а так же в курсе ли он последних изменений в работе организации.

Для построения эффективной коммуникационной системы организации необходимы следующие принципы, заостряющие внимание на качестве сообщений, условиях их приема, а так же использовании преимуществ неформальной организации. Далее дадим им краткую характеристику.

Принцип ясности. На первый взгляд может показаться, что коммуникация - это просто сообщение, но это не совсем так. Для того, чтобы информация, передаваемая в процессе коммуникации представляла хоть какую-нибудь ценность, ей необходимо пройти отбор по принципу ясности.

Передаваемое сообщение будет обладать ясностью только, если язык и способ его передачи будет понятен получателю.

Принцип целостности.

По своей природе все управленческие сообщения выступают скорее средствами, нежели окончательными целями. Принцип целостности заключается в том, что целью управленческих сообщений выступает оказание содействия налаживанию взаимопонимания среди сотрудников, работающих над одной задачей, чтобы способствовать выполнению поставленных целей организации.

Принцип стратегического использования информационной организации.

Данный принцип заключается в том, что максимально эффективный коммуникационный процесс протекает только, если руководство применяет неформальную организацию в дополнение к коммуникации формальной организации.

Одно из действий на пути совершенствования коммуникаций - определение того, какая именно информация необходима для распространения между сотрудниками фирмы, для того, чтобы повысилась степень удовлетворенности фирмой, а так же с целью проведения стимулирования производительности труда. Если сотрудники в курсе того, что происходит с их компанией, и они четко осознают свою роль в ней, у них развивается уверенность и доверие к руководящему составу организации, а так же они начинаю поддерживать цели и стратегию организации. Если же данная информация утаивается, либо руководство что-то не договаривает, процесс работы нарушается, начинают появляться слухи, работники перестают доверять руководству. Для того, чтобы разработать эффективную программу внутренних коммуникаций в организации, руководителю нужно начать с анализа и оценки управленческой среды. Возможно, для этого нужны ему будут люди, поддерживающие и разделяющие именно его точку зрения. Их можно найти в отделе по управлению персоналом.

Потом следует приступить к изучению литературы, чтобы можно было составить четкую картину того, что собой представляет организационная структура и тип коммуникаций данной организации.

Заключение

Любой руководитель стремится повысить эффективность работы сотрудников своей компании, добиться этого можно с помощью эффективного коммуникационного процесса. Для того чтобы коммуникационный процесс был эффективен, нужно провести его грамотный анализ. Необходимо выявить сильные и слабые стороны коммуникаций в своей компании, определить барьеры, мешающие ее нормальному протеканию, а также постараться предпринять меры к совершенствованию коммуникаций в ней.

В ходе проведения исследования удалось сделать следующие выводы.

Коммуникации - это процесс передачи информации от одного человека к другому, один из способов донесения одним человеком до других его идей, мыслей, чувств, а так же ценностей.

Коммуникации бывают различных типов: вертикальные, горизонтальные, диагональные, неформальные, формальные.

В настоящее время актуальность выбранной темы не снижается, а наоборот - возрастает. Процессы коммуникации происходят во всех сферах деятельности человека. Все мы живем в обществе, где каждый человек, в процессе жизни, работы постоянно обменивается информацией между собой. От того, насколько данный обмен информацией будет эффективен, зависит эффективность нашей работы, а так же качество личной жизни.

Если смотреть более широко, то коммуникацию можно представить как процесс информирования. Любой менеджер, в ходе своей работы постоянно сталкивается с большим потоком информации. Одной из его ключевых задач является осуществление эффективных коммуникаций на различных уровнях взаимодействия с людьми. Проведение совещания с руководителем - коммуникация по восходящей, проведение совещания с подчиненными - по нисходящей, проведение совещания с руководителем параллельного отдела - коммуникация по горизонтали.

Проведение эффективных коммуникаций играет важную роль для менеджера так же, как и процесс принятия решений. Оба они взаимодополняют друг друга, и присутствие одного из них невозможно без присутствия другого.

Все цели, которые были поставленные в начале курсовой работы достигнуты. Выявлены роли информационных систем и управления в организации коммуникаций. В работе был рассмотрен коммуникационный процесс, а так же процесс проведения его анализа, были выявлены факторы, мешающие нормальному протеканию коммуникационного процесса, рассмотрены способы его совершенствования.

Поставленные задачи выполнены:

Было изучено понятие коммуникации в системе управления;

Определили виды и модели коммуникаций;

Удалось рассмотреть коммуникационный процесс, его основные элементы, этапы, дать им характеристику;

Была проанализирована эффективность вертикальных (восходящих и нисходящих коммуникаций;

Методы внутриорганизационных коммуникаций изучены.

Подводя итоги курсовой работы, можно сделать выводы, что осуществление анализа коммуникаций - это связующий процесс, который необходим для практически любого управленческого действия, где роль, отведенная менеджеру, является важнейшей.

Список использованных источников

1 Анопченко, Т.Ю. Коммуникационный менеджмент. Этика и культура управления [Текст] / Т.Ю. Анопченко, М.А. Чернышев, Г.А. Болошин. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2010. - 381 с. - ISBN 978-5-222-17145-5

2 Веснин, В.Р. Менеджмент [Текст] / В.Р. Веснин. - М.: Проспект, 2011. - 502 с. - ISBN 978-5-392-00102-6

3 Катернюк, А.В. Исследование систем управления [Текст] / А.В. Катернюк. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2009. - 315 с. - ISBN 978-5-222-14759-7

4 Макашева, З.М. Исследование систем управления [Текст] / З.М. Макашева. - М.: Кнорус, 2009. - 175 с. - ISBN 978-5-390-00375-6

5 Михайлов, Л.М. Исследование систем управления / Л.М. Михайлов, В.М. Мишина, А.Я. Сисюк. - М.: Экзамен, 2011. - 189 с. - ISBN 5-377-01828-5

6 Мишин, В.М. Исследование систем управления [Текст] / В.М. Мишин. - М.: ЮНИТИ, 2010. - 527 с. - ISBN 978-5-238-01205-6

7 Орлов, А.С. Введение в коммуникационный менеджмент [Текст] / А.С. Орлов. - М.: Гардарики, 2005. - 367 с. - ISBN 5-8297-0258-4

8 Проурзин, Л.Ю. Исследование систем управления [Текст] / Л.Ю. Проурзин, Г.А. Проурзин. - М.: МГОУ, 2010. - 171 с. - ISBN 978-5-7045-0925-7

9 Семенов, А.К. Основы менеджмента [Текст] / А.К. Семенов, В.И. Набоков. - М.: Дашков и К, 2011. - 468 с. - ISBN 978-5-394-00753-8

10 Фрейдина, Е.В. Исследование систем управления [Текст] / Е.В. Фрейдина. - М.: Омега-Л, 2011. - 367 с. - ISBN 978-5-370-02403-0

11 Шепель, В.М. Коммуникационный менеджмент [Текст] / В.М. Шепель. - М.: Гардарики, 2004. - 350 с. - ISBN 5-8297-0200-3

Размещено на Allbest.ru

...

Подобные документы

Понятие, значение и этапы коммуникаций, их функции и виды, проблемы на современных предприятиях. Анализ коммуникационных связей, происходящих в работе компании. Выявление недостатков в их организации и проведение мероприятий по повышению их качества.

курсовая работа , добавлен 24.10.2014


Цели, функции и виды коммуникационных связей, сущность коммуникационного процесса. Формальные регламенты как основа формальных коммуникаций. Анализ процесса осуществления коммуникационных связей на предприятии и разработка их оптимальной структуры.

курсовая работа , добавлен 29.12.2011


Элементы и этапы коммуникациооного процесса. Коммуникационные барьеры. Межличностные и организационные коммуникации. Роль информационных технологий в совершенствовании коммуникационного процесса. Работа с информацией, содержащей коммерческую тайну.

курсовая работа , добавлен 10.12.2007


Понятие, формы и культура деловых коммуникаций. Особенности деловых коммуникаций менеджера по продаже. Межличностные и организационные коммуникации. Методы усовершенствования деловых коммуникаций менеджера по продажам на примере ИП "Татьянкина".

дипломная работа , добавлен 06.07.2010


Роль коммуникаций в системе управления. Понятие и виды коммуникаций в организации. Формы делового общения и их отражение в локальных нормативных актах и направления совершенствования. Современные информационные технологии коммуникационных процессов.

курсовая работа , добавлен 29.04.2014


Сущность коммуникационного процесса, его структура и основные этапы, значение в деятельности организации. Оценка качества коммуникаций и эффективности управления. Виды внутрифирменных и внешних коммуникаций, типы барьеров и методы их преодоления.

курсовая работа , добавлен 09.03.2010


Понятие, цели, функции коммуникации, особенности видов. Специфика процесса коммуникаций и эффективность управления. Преграды в организационных коммуникациях. Анализ отношений между начальником и подчинённым. Совершенствование коммуникаций в организациях.

курсовая работа , добавлен 18.06.2012


Понятие и основные типы коммуникаций. Коммуникационные стили и сети. Анализ коммуникационного процесса фирмы ООО «МАС» на основе анкетирования подчиненных и руководителей. Правовое обоснование рекомендаций по совершенствованию коммуникаций в ООО "МАС".

дипломная работа , добавлен 18.12.2012


Процесс коммуникаций и эффективность управления. Межуровневые коммуникации в организациях. Межличностные коммуникации. Коммуникационный процесс. Ответственность руководителя за налаживание коммуникации. Совершенствование коммуникаций.

курсовая работа , добавлен 12.05.2002


Сущность и понятие коммуникаций, их виды, структура. Информация, применяемая в организации для коммуникационного управления. Анализ процесса взаимодействия фирмы с потенциальным потребителем. Рекомендации по усовершенствованию ее коммуникативной политики.

Работа добавлена на сайт сайт: 2015-10-28

Заказать написание уникальной работы

Глава І. Коммуникации в организации

1.1. Сущность и ролькоммуникаций……………………………….4

1.2. Процесс коммуникаций в организации…………………………7

1.3. Современные виды коммуникаций…………………………….11

Глава ІІ. Анализ системы коммуникаций

2.1.Проблемы коммуникаций…………………………………….. 18

2.2. Барьеры, препятствующие эффективным

организационным коммуникациям………………………………. ……19

2.3.Барьеры на пути межличностных коммуникаций……………23

Глава ІІІ. Совершенствование коммуникаций в организаций

процессов в организации………………………………………………..27

3.2. Новые виды коммуникаций (intranet )…………………………..29

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………….. 38

Списоклитературы……………………………………………………… 40
ВВЕДЕНИЕ.
Коммуникации играют большую роль в процессе управления. Они выступают связующим процессом, необходимым для осуществления менеджером управленческих действий. Почти 80 % рабочего времени менеджеров расходуется на общение, это может показаться невероятным, но, если учесть, что менеджеру приходится общаться, исполняя роли межличностного общения, информационные роли и роли, связанные с принятием решений, а также для выполнения всех управленческих функций. Поэтому качество обмена информацией прямо влияет на степень реализации целей организации. Так как обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, поэтому эта теме наиболее актуальна на сегодняшний день.

Целью работы является: показать природу и сложность коммуникаций, рассмотреть их значение в организации; раскрыть содержание коммуникационного процесса и рассмотреть препятствия, стоящие на пути коммуникаций; рассмотреть различные виды коммуникаций и определить методы повышения их эффективности; раскрыть роль и содержание межличностных и организационных коммуникаций и определитьфакторы, влияющие на них.

В связи с поставленными целями в курсовой работы решались следующие задачи: изучить теоретические основы коммуникаций, рассмотреть анализ систем коммуникаций, обосновать основные направления совершенствование коммуникаций в организации.

В работе будут освещены понятие коммуникаций в системе управления, барьеры на пути коммуникационного развития, совершенствование систем коммуникаций и все понятия, тесно переплетающиеся с этим вопросом.
Глава
I . Коммуникации в организации.

1.1. Сущность и роль коммуникации.
Управление в организации осуществляется через людей. Одним из важнейших инструментов управления в руках менеджера является находящаяся в его распоряжении информация. Используя и передавая эту информацию, а также получая обратные сигналы, он организует, руководит и мотивирует подчиненных. Многое зависит от его способности передавать информацию таким образом, чтобы достигалось наиболее адекватно ее восприятие теми, кому она предназначена. Многие менеджеры понимают важность этой проблемы и уделяют этому большое внимание.

В процессе коммуникации информация передает от одного субъекта другому. Субъектами могут выступать отельные личности, группы даже целые организации. В первом случае коммуникация носит межличностный характер и осуществляется путем передачи идей, фактов, мнений, намеков, ощущений или восприятий, чувств и отношений от одного лица другому в устной или какой-либо другой формы (письменно, жестами, позой, тоном голоса и т.п.) с целью получения в ответ желаемого поведения.

Коммуникация и информации различные, но связанные между собой понятия. Коммуникация включает в себя и то, что передается,и то как это «что» передается. Для того чтобы коммуникация состоялась, необходимо, как минимум, наличие двух людей.

Коммуникация предъявляет требования к каждому из участников управленческого взаимодействия. Так, каждый участник должен обладать всеми или некоторыми способностями: видеть, слышать, осязать, воспринимать запах и вкус. Эффективная коммуникация требует от каждой из сторон определенных навыков и умений, а также наличие определенной степени взаимного понимания.

По мнению Виханского О.С. термин «коммуникация» происходит от лат. «communis », что означающее «общее»: передающий информацию пытается установить «общность» с получающим информацию. Отсюда коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла с помощью символов.

По мнению Латфуллиной Г.Р., под коммуникацией понимается обмен идеями, мнениями и информацией в устном и письменном виде посредством символов. При этом передаваемая информация должна быть значима для участников коммуникации. Цель коммуникации – добиться от предпринимающей стороны точного понимания отправленного сообщения.

С другой стороны, Чаусов Н.Ю. считает, что коммуникации – это обмен информацией, на основе которого руководитель принимает решения и доводит их до сотрудников организации.

А Фролов С.С. считает, что термин «коммуникация» (от лат. – «communicatio » - делать общим, сообщать, беседовать связывать) появился в научной литературе в начале XX века (хотя, вероятно, первая модель коммуникации была предложена Аристотелем, выделившим такие компоненты процесса коммуникации, как оратор, речь и аудитория).

Термин «коммуникации» быстро стал общепринятым, однако его распространение вовсе не означало, что коммуникации превратились в одну из важных составляющих социальных исследований. Только развитие различных концепций организаций придало актуальность проблемам, связанных с построением и функционированием коммуникационных сетей.

Эффективная межличностная коммуникация в силу ряда причин важна для успеха в управлении. Во-первых, решение многих управленческих задач строятся на непосредственном взаимодействии людей (начальника с подчиненным, подчиненный с другим подчиненным) в рамках различных событий. Во-вторых, межличностная коммуникация, возможно, является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределенностью двусмысленностью.

Роль коммуникации в организации. Формирование коммуникационных сетей и создание условийдля успешного функционирования коммуникаций в организации составляют одну из важнейших задач управления. Не случайно немецкий ученые В. Зигерт и Л. Ланг отмечают: «Хлеб людей организации – информация и коммуникации. Если нарушаются информационные потоки внутри предприятия и связи с внешним миром, само существование этого предприятия под угрозой. Одной информации недостаточно. Только когда она соответствующимобразом преобразуется и обрабатывается, т.е. когда возникают коммуникативные связи, обеспечиваются существование и эффективная деятельность организации».

Согласно ряду опросов, проведенных американскими исследователями организации, а также 73% руководителей американских, 63% английских и 85% японских компаний считают, что недостаточная разработанность коммуникаций является главным препятствием на пути достижения эффективности деятельности организации.

Действительно, обмен информацией включен как важнейшее звено во все основные виды деятельности организации, следовательно, если коммуникационные связи (как внутренние, так и внешние) не существуют илине действуют, это отрицательно сказывается на функционировании всей организации. Это объясняется рядом причин:

· руководителям подразделений организации приходится тратить много времени на поиск нужной информации и её обработку;

· происходит дублирование информации, поскольку одна и та же информация поступает а подразделение организации и к её руководству из разных источников;

· в одних подразделениях и у одних руководителей ощущается недостаток информации, тогда как в других подразделениях может произойти информационная перегрузка;

· работники организации мало осведомлены о её деятельности, планах, ориентации и положения во внешней среде, что отрицательно сказывается на процессах интеграции, точном выполнением распоряжений руководства и т.д.

В связи с этим одной из главных целей управления в организации является создание системы коммуникации. Ее запуск и контроль за нормальным функционированием.
1.2.Процесс коммуникаций в организации.
Основу процесса управления составляет взаимодействие между элементами управленческой структуры – подразделениями, должностями, отдельными лицами, осуществляемое с помощью соединяющих их коммуникационных каналов, создаваемых в процессе личных контактов, обмена документами, функционирование электронных средств связи и т.д.

Основная цель коммуникативного процесса – обеспечение понимания информации, являющейся предметом общения. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения. Чтобы лучше понять процесс обмена информацией и условия его эффективности, рассмотрим основные элементы и этапы коммуникационного процесса.

В процесс обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента: отправитель, сообщение, канал, получатель.

Отправитель – лицо, стремящееся донести определенные идеи с помощью передаваемой информации.

Сообщение – информация, закодированная с помощью символов.

Канал – средство передачи информации.

Получатель – лицо, которому предназначена информации.

Процесс коммуникации можно представить в виде последовательности нескольких взаимосвязанных этапов: формулирование идеи, кодирование и выбор канала связи, передача сообщения, декодирование сообщения, обратная связь.

Рис.1. Процесс коммуникации.
Формулирование идеи. Обмен информацией начинается с формирования идеи и отбора информации для сообщения. Отправить решает, какое именно сообщение он хочет передать. Именно на данном этапе определяется эффективность коммуникационного процесса в целом. До передачи сообщения отправитель должен принять в расчет множество факторов: что именно должен понять в расчет получатель, насколько эти идеиуместны и адекватны с учетом конкретной ситуации и цели и др.

Кодирование информации и выбор канала связи. Прежде чем передавать идею, отправитель должен с помощью символов понятных получателю, закодировать информацию, используя для этого слова, интонации и жесты, рисунки и др. Такое кодирование превращает идею в сообщение. Отправитель выбирает канал связи, соответствующий типу символов, использованных для кодирования информации. К таким каналам относится передача речи и письменных материалов, почта, телефон, компьютерные сети, электронная почта, видеоконференции и т.д. Если канал связи непригоден для воспроизведения определенных символов, то передача информации будет затруднена или невозможна. Кроме того, канал должен соответствовать идее, сформулированной на первом этапе, иначе обмен информацией будет неэффективным. В некоторых случаях желательно использовать несколько средств передачи информации в сочетании. Это усложняет коммуникационный процесс, поскольку отправителю приходится устанавливать последовательность использования этих средств и определять временные интервалы в последовательности передачи информации, однако делает его более результативным. Так исследования показывают, что одновременное использование средств обменаустной и письменной информацией обычно эффективнее, чем только обмен письменной информацией.

Передача сообщения. На третьем этапе отправитель использует канал для передачи сообщения получателю. Речь идет о физической передаче сообщения, которую иногда ошибочно принимают за процесс коммуникации. Послание посредством передатчика поступает в передающий канал, доводящий его до адресата. Передатчиком может быть как сам человек, так и техническое средство (телефон, радио, факс, компьютер и др.).

Декодирование сообщения. После передачи сообщения получатель декодирует его. Декодирование – это перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют такое же значение для получателя он поймет смысл сообщения и заложенную в нем идею. Если реакции на идею не требуются, то процесс обмена информации на этом этапе завершается.

Обратная связь. На этом этапеобратной связи отправитель и получатель меняются ролями: получатель становится отправителем и проходит через все этапы коммуникационного процесса при передаче своего ответа начальному отправителю, который теперь играет роль получателя. Сформулированный ответ передается получателю по выработанному каналу связи, тем самым замыкая цикл 5коммуникации. Обратная связь, хотя и замедляет процесс коммуникации, способствует повышению эффективности обмена информацией, повышает уверенность в правильности интерпретации сообщений.

Обратная связь позволяет подавлять шум, который всегда в большей или меньшей степени присутствуют в системах передачи информации. Шумом называют то, что искажает смысл передаваемого сообщения. Определенные шумы присутствуют всегда, поэтому на каждом этапе процесса обмена информацией происходит некоторое искажение смысла. Если уровень шума высок, это приводит к заметной утрате смысла и может полностью блокировать информационный обмен.

Эффективная обратная связь должна обладать рядом характеристик.

Направленность, цель эффективной обратной связи – улучшение качества работы каждого отдельного работника, повышение его ценности. Она не должна унижать чувство собственного достоинства или затрагивать репутацию человека.

Конкретность, конструктивность. Эффективная обратная связь должна обеспечить получателей конкретной информацией о состоянии дел, благодаря которой они могут понять, как исправить сложившуюся ситуацию.

Описательный характер. Эффективная обратная связь должна не оценивать деятельность работника, а объективно описывать, что он реально сделал.

Полезность. Эффективная обратная связь предоставляет информацию, которую работник может использовать для улучшения качество своего труда.

Своевременность. Чем скорее осуществляется обратная связь, тем лучше для дела.

Желание и готовность работников к восприятию обратной связи. Если работникам навязывают обратную связь, она оказывается значительно менее эффективной.

Ясность, четкость выражения, понятность получателю. Получатель обратной связи должен ясно ее понимать, например, при визуальном контакте отправитель может следить за выражением лица получателя.

Надежность и достоверность. Характеризуют, насколько получатель доверяет полученной по обратной связи информации и насколько верно она отражает реальное состояние дел. Искажение при передаче может повлечь за собой как неверную реакцию руководителя, так и последующие неверные изменения в действиях подчиненного.
1.3.Виды коммуникаций в организации.
Коммуникации, осуществляются в организациях, могут быть классифицированы по ряду признаков (табл.1)
Таблица 1

Классификация коммуникаций в организации.

Признак классификации

Виды коммуникаций

Субъект и средства коммуникаций

Коммуникации с помощью технических средств, информационных технологий Межличностные

Форма общения

Вербальные Невербальные

Каналы общения

Формальные Неформальные

Организационный признак(пространственного расположения каналов)

Вертикальные Горизонтальные Диагональное

Направленность общения

Нисходящие Восходящие

Коммуникации. Осуществляются с помощью технических средств информационных технологий, в современных условиях приобретают важнейшее значение. Осуществляются с помощью электронной почты, телекоммуникационных систем, управленческих информационных технологий (УИС). Менеджеры с помощью УИС могут, например, обратиться к другим сотрудникам за информацией, нужной для решения проблем, а могут также изучить литературу о современных достижениях в какой-либо интересующей их области.

Межличностные коммуникации. Межличностные коммуникации – коммуникации, осуществляемые между людьми в ситуациях «лицом к лицу» и в группах с помощью слов и несловесных средств общения. Именно они пр6едставляют большую значимость для изучения организационного поведения. На межличностные коммуникации оказывают влияние различные факторы (рис.2).

Эффективность межличностных коммуникаций во многом зависит от обратной связи. С ее помощью отправитель понимает, передано ли сообщение, получено ли оно и правильно ли понято и принято получателем.

Рис. 2 Факторы, влияющие на межличностные коммуникации.
Получатель должен быть убежден в компетентности отправителя. В зависимости от компетентности, предшествующего опыта разные люди по-разному могут интерпретировать одно и то же сообщение, что обуславливает различные подходы к кодированию и декодированию информации. При некомпетентности отправителя коммуникация может не состояться.

Доверие получателя к отправителю как к руководителю, так и к личности – также важное условие осуществления коммуникации. При этом получатель должен признавать право отправителя на передачу сообщения.

В отношении ожидания получателя важно отметить, что люди хорошо воспринимают только то, что они готовы воспринять. Неожиданная информация может не восприниматься.

На эффективность межличностных коммуникаций влияет совместимость любого рода. Психологическая несовместимость отправителя и получателя, неприятие получателем целей и задач, которые формулируются в сообщении, разрушают коммуникацию.

Статус отправителя может быть по-разному воспринят получателем получатель может признавать его, а может воспринимать статус как личною угрозу, что препятствует коммуникации и даже прерывает её.

Межличностные коммуникации зависят от социокультурной среды, в которой они осуществляются, включающей традиции, обычаи, систему ценностей. При общении представителей различных национальных культур необходимо учитывать этот фактор. Культурные различия проявляются как в вербальном, так и в невербальном общении.

Коммуникации по форме общения. Вербальные коммуникации – коммуникации, осуществляемые с помощью устной речи как системы кодирования.

Большую часть рабочего времени менеджеры тратят на личное общение с другими индивидами. Достоинствами устных коммуникаций являются быстрота, спонтанность и возможность широкого использования невербальных сигналов одновременно со словами. По данным А.Мейрабиана лишь 7 % с сообщений определены их вербальным содержанием, 93% имеют невербальную природу, из которых 38% определены модуляцией голоса, а 55%- выражением лица.

Невербальные коммуникации – сообщения, посланные отправителем без использования устной речи как системы кодирования, например с помощью жестов, мимики, поз. Взгляда, манер. Они выступают как средства коммуникации в той степени, в которой их содержание может быть интерпретировано другими.

С помощью вербальных коммуникаций передается информация, а невербальные коммуникации передают отношение к партнеру по сообщению.

Коммуникации по каналу общения. Формальные коммуникации позволяют упорядочивать и ограничивать информационные потоки. Они определяются существующими регламентами:

· организационными (например, схемой организационной структуры);

· функциональными (например, положение об отделах и службах, содержащим раздел «Взаимосвязи между подразделениями»).

Формальные коммуникативные каналы широко используются в организациях, имеющих иерархическую структуру управления.

Неформальные коммуникации – социальные взаимодействия между людьми, отражающие выражения человеческой потребности в общении. Они дополняют формальные коммуникации.

Неформальные коммуникации часто называются «виноградной лозой», информация в ней часто распространяется с помощью слухов (табл. 2).

По данным некоторых исследователей, слухи по меньшей мере на 75% являются точными.

Коммуникации в зависимости от пространственного расположения каналов и направленности общения. Информация по каналам передается по вертикали – сверху вниз, снизу верх, а так же в горизонтальной плоскости и по диагонали (табл.3)
Таблица 2

Виды слухови их характеристика.

Виды слухов

Краткая характеристика

«Мечты и чаяния»

Отражают желания и надежды людей, инициирующих слухи. Это наиболее позитивные слухи, способствующие творчеству работников

Слухи-«пугала»

Возникают на почве страхов и опасений работников, вызывая беспокойство в коллективе, могут нанести ущерб

«Вбивание клиньев»

Продиктованы агрессивностью, порой и ненавистью; наиболее агрессивный тип. Наносит урон репутации как компании, так и отдельных работников

Финальный слух

Вызван предполагаемыми действиями в будущем, длительное время ожидаемыми сотрудниками

Нисходящие организационные коммуникации представляют собой поток информации от высших уровней руководства к нижним. Почти половина контактов менеджеров приходится на подчиненных, а вторая – делится между начальниками, коллегами и внешними субъектами. Осуществляя нисходящие контакты, некоторые администраторы широко используют цветные буклеты, дорогостоящие презентации и тщательно спланированные встречи с работниками, что, возможно, привлекает внимание, но обычно не вызывает у подчиненных понимания (одной из целей эффективного общения). Ключ к более совершенным коммуникациям отнюдь не в использовании цветных рисунков, платков, громких акций или электронных средств, а в представлении менеджерами тщательно отобранной, продуманной информации.

Менеджеры, добившийся успеха в общении, восприимчивы к нуждам людей и открыты к искреннему диалогу с другими сотрудниками.

Кроме нисходящих коммуникаций, организации необходимы восходящие. Восходящие коммуникации выполняют также функцию снабжения менеджеров информацией о происходящем на более низких уровнях.

Таблица 3

Характеристика вертикальных коммуникаций.

Вид коммуникаций

Цели

Виды передаваемой в сообщении информации

Нисходящие

1.Поставить подчиненным конкретные задачи для выполнения работы. 2.Оперативно сообщить новости о деятельности организации. 3.Осуществить инструктирование по выполнению работы. 4.Обеспечить обратную связь с подчиненными по результатам деятельности. 5.Предоставить всю информацию, необходимую для выполнения работы. 6.Обеспечить социальную поддержку подчиненным

1.Об изменениях в политике организации. 2.О бюджете организации, его изменении, исполнении. 3.Директивы вышестоящих органов управления. 4.О новых системах и процедурах. 5.Инструкции, информация для выполнения заданий. 6.О кадровых перемещениях и реорганизации.

Восходящие

1.Получить достоверную информацию о ходе выполнения работы и конечных результатах. 2.Обеспечить обратную связь с руководителем о полученных заданиях. 3.Изучить мнение подчиненных по интересующим вопросам. 4.Получить представление об улучшении деятельности организации.

1.Отчеты о выполнении работы, возникших в ходе работы проблемах. 2.Обращения с просьбой получить консультации по интересующим вопросам. 3.Жалобы подчиненных. 4.Предложения подчиненных. 5.Мнения подчиненных.

Благодаря им менеджеры узнают о текущих и потенциальных проблемах и предполагают корректировочные меры. В последнее время менеджеры используют новую форму восходящих коммуникаций – рабочие группы, регулярно собирающихся раз в неделю для обсуждения и решения производственных и сервисных проблем, они называются кружками качества. Восходящие коммуникации. Как правило, осуществляются в форме отчетов. Предложений и пояснительных записок.

Горизонтальные коммуникации – коммуникации, направленные на координацию и интеграцию деятельности сотрудников различных отделов и подразделений на одних и тех же уровнях иерархии для достижения целей организации; способствует повышению эффективности использования всех видов ресурсов организации.

Диагональные коммуникации – коммуникации, осуществляемые работниками отделов и подразделений различных уровней иерархии. Они используются в случаях, когда коммуникации работников организации другими способами затруднены.

Электронные коммуникации. Электронная почта (e -mail ) представляет собой коммуникативную компьютерную систему, которую Энли Гров, исполнительный директор Intel Corporation , описывает как «первое проявление переворота в понятиях о том, как передается информация и как должно управлять этим процессом». Электронная почта позволяет практически мгновенно отправить сообщение конкретному получателю или сотне адресатов, которые будет храниться в их персональных компьютерах до тех пор, пока его не прочтут. Некоторые системы электронной почты позволяют рассылать сообщения в различных режимах, переводить их на иностранные языки. Основными преимуществами систем электронной почты являются высокая скорость передачи и удобство пользования, а самый существенный их недостаток – отсутствие непосредственного личного контакта и связанные с этим трудности точной передачи и интерпретации эмоций и тонких чувств в кратких (несколько стерильных) печатных сообщениях.
Глава 2. Анализ системы коммуникаций.

2.1. Проблемы коммуникаций.
Осуществление коммуникаций в некоторых случаях сопряжено со значительными трудностями. Если два человека значительно расходятся во мнениях по какому-то вопросу, осознать это позволяет только установление двухсторонних коммуникаций. Обнародование различных точек зрения нередко приводит к формированию полярных воззрений, когда стороны занимают экстремальные позиции. Под воздействием угрозы потенциальных проблем, неизбежны при проигрыше, участники дискуссии нередко «отбрасывают» логику и рациональность и переходят к защитной аргументации: делают акцент на личных качествах «противника», избирательно используют имеющие факты, стремятся держать себя в руках и подавить отрицательные эмоции. Защитная аргументация позволяет избежать риска и проявлений некомпетентности, однако основная причина ее использования – желание контролировать ситуацию и стремление одержать верх, что приводит к снижению эффективности коммуникаций.

Вторая возможная проблема – когнитивный (познавательный) диссонанс, т.е. внутренний конфликт и беспокойство, возникающие в тех случаях, когда люди получают информацию, несовместимую с их системами ценностей, ранее принятыми решениями или другими известными им данными. Поскольку его возникновение вызывает чувство дискомфорта, человек стремится избавиться или по крайне мере уменьшить его. Возможно, он постарается получить новые коммуникационные входы, изменить интерпретацию получаемых данных или решить, внести ли коррективы в систему ценностей. Возможно, индивид просто откажется поверить диссонирующей информации или проигнорирует ее.

При вступлении в контакт отправитель должен проявлять особую осторожность, поскольку коммуникации являются как мощной формой самораскрытия перед другими людьми, так и источником возможной оценки коммуникатора окружающими. В ходе коммуникации мы не только открываем что-то другим людям (содержание), но пока мы передаем сообщение (говорим), получатели выносят нам определенную оценку. Данный аспект коммуникации побуждает отправителя задуматься о сохранении лица, т.е. он стремится предотвратить критические высказывания в собственный адрес со стороны других людей. Негативные оценки подвергают опасностипрежде всего чувство собственного достоинства индивида. Иногда «критик»и сам сожалеет, высказав не что, противоречащее нашему представлению о себе. Хотя такие «вызывающие сожаления» сообщения часто передаются непреднамеренно, они обычно вызывают тяжелые чувства у получателя, создают напряженность в отношениях, иногда приводят к их разрыву. К вызывающим сожаление сообщениям относятся, например. Грубые вербальные ошибки, личные выпады, порочащие репутацию стереотипные высказывания, саркастическая критика или опасная информация. Очень часто такого рода сообщения передаются во время эмоциональной конфронтации.

Проблемы, связанные с созданием эффективно действующих коммуникаций, можно разделить на две основных группы: проблемы структурных коммуникаций и проблемы, возникающие в ходе межличностного общения.
2.2. Барьеры, препятствующие эффективным организационным коммуникациям.
Наличие четко действующих коммуникаций в организациях способствует решению многих важнейших организационных проблем, в частности координации деятельности отдельных структурных единиц в организации относительно общей цели, обеспечивают устойчивые отношения с внешней средой, предоставляю подразделениям организации необходимой рабочей информации и целевых указаний и др.

Однако создание коммуникационных сетей, формирование устойчивых коммуникационных каналов сопряжены с рядом трудностей, вызванных как дефектами в каналах информации, так и дефектным кодированием или декодированием получаемых сообщений.

Основная проблема коммуникаций между элементами организационной структуры обусловлена неопределенностью во взаимоотношениях между отдельными структурными единицами организации. При этом распоряжения и директивы руководящего органа организации могут не соответствовать ситуации, не пониматься подчиненными, дублироваться, последующие сообщение может противоречить ранее посланным. Кроме того, в случае неопределенности ситуации горизонтальные связи между отдельными подразделениями или членами организации становятся ненадежными, информация к подразделениям поступает хаотично, что вызывает информационный голод или, наоборот, избыток противоречивой информации. В условиях неопределенности могут усиливаться следующие основные виды барьеров в коммуникационных процессах.

1. Искажение сообщений – явление, при котором в структурные единицы организации поступает информация, не адекватная реальной ситуации. Искажение в коммуникационных сетях приводит к значительному замедлению темпов работ в организации. Принятие решения и его реализация должны начинаться одновременно: понять, как следует выполнять работу, не менее важно, чем принятие решения о том, что следует делать . Но искажение информации не позволяет приступать к немедленной реализации решения, поскольку оно основано на неверных предпосылках. В связи с этим приходится возвращаться к данной ситуации, повторять сообщения. Кроме того, искажения информации приводят к неправильной постановке целей, что немедленно сказывается на остальных компонентах организации.

Все искажения в организационных коммуникациях разделяются на три группы:

§ непреднамеренные искажения, которые возникают в силу недостатка информации, неясности ситуации или затруднений в межличностных контактах:

§ сознательные искажения, которые предоставляют гораздо большую опасность при принятии решений в организации и постановке целей: в данном случае промежуточное звено в коммуникационной цепочке не согласно с содержанием сообщения (например, не согласно с распоряжением вышестоящего органа управления) и стремится изменить характер его воздействия:

§ фильтрация информации в сообщении, когда отсекается ненужная в данный момент информация, остается только суть. Эта операция в коммуникационном процессе может привести к потере информации, вредным упрощениям, которые препятствуют принятию эффективных управленческих решений. Отрицательный эффект фильтрации наблюдается, когда высших руководителей пытаются снабжать только информацией положительного содержания, не доводя до их сведенья наиболее острыепроблемы; когда существует страх перед наказанием; ощущается бесполезность информации из-за ее неправильной оценки

2. Информационные перегрузки возможны в тех случаях, когда члены организации не в состоянии эффективно реагировать на всю необходимую им информацию и отсеивают определенную ее часть, по их мнению, наименее важную. Однако возможна ситуация, когда именно эта часть информации будет особенно необходима для обеспечения нормального функционирования организации или ее подразделений. Особенно часто информационная перегрузка наблюдается у руководителей, замыкающие на себе решение многих (даже самых мелких) вопросов, связанных с управлением деятельностью подразделений организации. Отсутствие четких фильтров и членов организации, выступающих в роли «сторожей», не позволяет руководителю эффективно использовать самую важную часть поступающей к нему информации.

3. Недостатки в структуре организации оказывают существенное негативное влияние на функционирование коммуникационных сетей. Самым распространенных из таких недостатков следует признать неудачную конфигурацию – существование большого количества уровней управления, когда информация при прохождении от уровня к уровню теряется или искажается. Это особенно характерно для восходящих коммуникационных потоков (снизу вверх, от подчиненных к руководителям).

Другим важным структурным недостатком является отсутствие устойчивых горизонтальных связей между отдельными подразделениями организации, например когда руководство организации допускает только вертикальные связи, а коммуникации между подразделениями одного уровня считаются незначительными и ненужными. Такой недостаток характерен для высокоцентрализованных и формализованных линейных структур.

Еще одним существенным недостатком следует признать наличие конфликтов между отдельными группами и подразделениями организации. Зачастую конфликты заложены в самой структуре организации. Подразделения или отдельные руководители, находящиеся в состоянии конфликта, могут не только способствовать разрыву коммуникационных связей внутри организации, но и использовать коммуникационные сети для достижения собственных целей в борьбе с другими подразделениями. Например, если в организации производятся два вида продукта или услуг и не предусмотрен разделение ресурсов, эквивалентное вкладу каждого из двух подразделений, то между ними возникает конфликт, каждый из участников которого использует коммуникационные каналы организации для принижения роли другого и возвышения собственной.

4. Высокая степень пространственной дифференциации создает преграды для прохождения информации по определенным коммуникационным каналам в силу удаленности отдельных структуры единиц организации. В первую очередь это касается каналов контроля и обратной связи, а также каналов, по которым передается печатная информация (документы, научная или технологическая литература и т.д.). действительно, с помощью радио или телефонной связи с удаленными объектами иногда бывает трудно передать большой объем информации или проследить за выполнением распоряжений; кроме того, проблематичны возможности подчиненных связаться с отдаленным центральным органом управления. Как следствие. Может возникнуть взаимное недоверие между членами организации, снижается эффективность взаимодействия.
2.3. Барьеры на пути межличностных коммуникаций.
Коммуникациям очень часто препятствует непонимание друг друга членами коммуникационного процесса. Причины возникновения проблем коммуникации из-за непонимания заключаются в следующем.

1. Различия в восприятии сообщения и его основной идеи и концепции, что происходит в силу:

s неправильного кодирования сообщения руководителями без учета культуры и установок членов организации (сообщение написано или передано на непонятном языке, содержит много слов, принадлежащих другой субкультуре, или специальных терминов, выбрана область деятельности или знания, малоизвестная членам организации, и т.д.);

s конфликта между сферами компетенции, основами суждений отправителя и получателя информации (структурный конфликт такого рода может привести к избирательному восприятию информации ее получателем в зависимости от собственных интересов и потребностей и игнорированию интересов отправителя);

s различных социальных установок членов организаций, различных структур ценностей.

2.Семантические барьеры, возникающие из-за плохо формулированных сообщений, которые могут приводить к потере информации при передаче получателем, особенно много проблем такого рода порождается в многонациональной среде.

Семантика – это наука, изучающая способы использования слов и предаваемых им значения. Поскольку слова (символы) могут для разных людей иметь разные значения, то, что хотел сообщить отправитель, не всегда будет так же интерпретировано и понято получателем.

Семантические вариации часто приводят к недопониманию, поскольку во многих довольно сложно понять, какое значение было присвоено символу отправителя.

Символы не имеют исходного фиксированного значения. Их значение человек понимает, исходя из своего опыта, и оно варьируется в зависимости от контекста, т.е. ситуации, в которой использован символ. И поскольку у каждого имеется свой опыт, а каждый коммуникационный контакт в той или иной мере отличается от других, никогда нельзя быть уверенным, что получатель присвоил этому символу то же значение, что и вы.

3. Невербальные межличностные преграды к ним относятся любые символы, кроме слов. Зачастую невербальная передача осуществляетсяодновременно с вербальной и может усиливать либо изменять смысл слов. Зрительный контакт, улыбка или нахмуренные брови напряженное выражение лица – все это примеры невербальных коммуникаций. К ним относятся и жесты: указание на что-то пальцем, прикрытие рта рукой, прикосновение и т.д.

Еще одна форма невербальных коммуникаций – то, как мы произносим слова (наша интонация, модуляция голоса, плавность речи и т.п.). как известно, все это способно сильно изменить смысл сказанного. Вопрос «Есть идеи?» на бумаге означаетничто иное, как предложение высказать свои идеи. Но произнесенный резким раздражительным тоном, этот же вопрос может быть истолкован собеседником совершенно иначе: «Если вы понимаете свою выгоду, не предлагайте идей, противоречащие моим».

Исследования показали, что большой процент устных коммуникаций воспринимается именно через язык жестов и интонации. В своей книге Non -Verbal Communication («Невербальные коммуникации») А. Мехрабиан утверждает, что 55% сообщений люди воспринимают через выражение лица, позы и жесты, 38% - через интонации и голосовые модуляции. Это означает, что на долю слов как таковых приходится всего 7% значения. Это очень важно, поскольку означает, что во многих случаях то, как мы говорим, важнее того, что говорим.

4. Неудовлетворительная обратная связь(например, из-за неумения слушать).

Для того чтобы избежать потерь, возникающих из-за недостатков межличностного общения, можно использовать такие приемы:

· предварительная подготовка к передаче сообщения; например, разъяснение основных положений, содержание сообщения;

· снятие семантических барьеров путем исключения двусмысленности, многозначности понятий;

· постоянное внимание к невербальной символической коммуникации – тону подаче сообщения, жестам, мимике и т.д.;

· проявление эмпатии и открытости при общении и передаче сообщений;

· установление обратной связи, для чего следует; задавать вопросы получателю информации о содержании сообщения и степени его восприятия; оценивать невербальную реакцию получателей сообщения, особенное внимание обращать на жесты, позу и мимику, указывающие не замешательство или непонимание; создать атмосферу доверия, доброжелательности и готовности обсудить возникающие проблемы с учетом интересов и потребностей получателя информационных сообщений.

В целом можно сказать, что наиболее эффективное использование коммуникаций зависит от таких важнейших факторов, как профессионализм руководителей, структура организации и ее характеристики, наличие устойчивых межличностных отношений между членами организации, культура подчиненных, положение организации во внешней среде (закрытость и открытость), компетентность работников.

Глава 3.Совершенствование коммуникаций в организации.

3.1. Совершенствование коммуникаций в организации.

Регулирование информационных потоков предполагает рациональное распределение информации между различными менеджерами и подразделениями. При этом менеджеры на всех уровнях организации должны представлять собственные потребности в информации и потребности в информации других звеньев. Объем информации должен быть достаточным для реализации возложенных на менеджера обязанностей.

Управленческие действия. Предполагается,что менеджер может практиковать встречи с одним или несколькими подчиненными для обсуждения изменений в организации, штатных перестановок, распределения работы и т.п. руководитель может также по своему усмотрению назначать совещания или заседания с участием всех подчиненных для рассмотрения тех же вопросов. Планирование, реализация и контроль этих вопросов формируют дополнительные возможности управленческого действия в направлении совершенствования информационного обмена.

Системы обратной связи являются частью системы контрольно-управленческой информационной системы организации. Один из основных вариантов системы обратной связи – посещение руководителем рабочих мест в организации с целью определенных вопросов. Проведение опроса работников – ещё один важный вариант системы обратной связи.

Системы сбора предложений разработаны с целью облегчения поступления информации по иерархии управления. Выделяют четыре основных формы сбора предложений.

Обычно такая система реализуется в системе ящиков для предложений, куда работники могут анонимно подавать свои предложения.

Организация может развернуть внутриорганизационную телефонную сеть, через которую работники получают возможность анонимно звонить и задавать свои вопросы о назначениях и продвижениях в должности. Иногда на линии работают менеджеры, тут же отвечающие на задаваемые вопросы. Ответы направляются либо непосредственно работникам (если вопрос не анонимный), либо печатаются в информационном бюллетене организации.

Третий вариант системы обратной связи предусматривает создание группы руководителей и рядовых работников, которые встречаются и обсуждают вопросы, представляющие взаимный интерес. Такие группы чаще всего создаются для обсуждения содержания коллективных договоров.

Четвёртый вариант основан на кружках качества, а также группах неуправленческих работников, которые еженедельно собираются для обсуждения предложений по совершенствованию труда и управления, а также возможных или существующих проблем, отражающихся а их работе.

Информационные бюллетени, публикации и видеозаписи организации могут выпускать относительно крупные организации. Они содержат информацию для всех работников: статьи с обзором предложений по поводу управления, на темы охраны здоровья работников, нового контракта, нового вида продукции или услуг, подборка «работник месяца», ответы руководства на вопросы рядовых сотрудников.

Последние достижения в информационной технологии могут способствовать совершенствованию обмена информацией в организациях. Персональный компьютер уже оказал огромное воздействие на информацию, которую руководители, вспомогательный персонали рабочие рассылают и получают. Электронная почта дает работникам возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации. Это должно уменьшить поток телефонных разговоров. Последние нововведения в системах телефонной связи позволяют одному человеку направить несколько сообщений разным людям, а затем позвонить или получить ответы на исходящие сообщения. В ходе видеоконференций люди, находящиеся на разных местах, в том числе и в разных странах, обсуждают всевозможные проблемы, глядя друг другу в лицо. Внедрение современных информационных технологий предполагает использование в менеджменте мировых информационных ресурсов.
3.2.Новый вид коммуникаций (
intranet ).

В последние годы все шире используется вопрос о создании общего коммуникационного пространства, внутри которого беспрепятственно будет осуществляться обмен информацией. Появилась необходимость внедрения новыхсистем,которыевыполнялибыфункциикак общемировой, так и локальной сетиорганизации.Причем,желательно,чтобы стоимость таких систем была минимальной.

Решениебылонайдено:еслипрактическикаждаяорганизацияуже подключена к Internet, если у нее уже есть своя локальнаясеть,топочему бы не объединить эти две вещи воедино?Проблемалишьзаключаетсявтом, чтобы обеспечить секретность внутреннейинформации,посколькуInternet– система, открытая всем и каждому. Новая система получила название Intranet.

Рассмотрим сначала с разных сторон основные принципы Intranet. Intranet

1. «Интеллект» организации.

Intranet–этовнутренняяинформационнаясистема,основаннаяна

технологии Internet. Intranet – технология, которая позволяеторганизацииопределять себя в целом как объект, группу,семью,гдекаждыйзнаетсвоюроль,и работа каждого направлена на усовершенствование и здоровье организации. Как этодостигается?Всезадания,цели,процессы,связи,взаимодействия, инфраструктура, проекты, графики,бюджетыикультура,словом,все,чем живет организация, интерактивно, в едином интерфейсе,связываетсявоедино. Причем каждый сотрудник может пользоваться необходимойинформацией,и,по мере своей компетенции, пополнять ее. Иными словами,Intranetпредставляет "интеллект" организации. Конечнаяцельэтогоинтеллектасостоитвтом, чтобы организовать рабочий стол каждого сотрудника (а под понятием«рабочий стол»давноужеподразумеваетсяперсональныйкомпьютер)сминимальной стоимостью, затратами времени и усилий, так, чтобыдатьвозможностьтруду бытьболеепроизводительным,апродукции–болеесвоевременнойи конкурентоспособной.

2. Индивидуальный интеллект.

Internet–этосоединениеаппаратныхсредств,технологиии программногообеспечениявместе.Intranet–нечтодругое.Еслив

организации есть Internet, то все, что необходимодляпостроенияIntranet

ужесуществует.НасамомделепостроениеIntranetподобнопостроению

индивидуальногоинтеллекта.Дляэтогонеобходимыподходыкизучению практическогопринятиярешений,оперированиенавсеминформационном пространстве с четкими, ясными задачами, изучение информациидляулучшения работы в будущем. Все это требует своевременнойпередачиинформациивсем, кому она нужна.

3. Единый способ связи.

Intranet – это одновременноилокальнаясеть,исистема“клиент сервер”,иперсональныйкомпьютер–словом,всето,чтоираньше

использовалось в различных организациях для работы с информацией. Нораньше всемашины,программноеобеспечение,исистемысвязинаходились непосредственно в их собственности. Невозможно было иметьвнутреннююсвязь всех данных без группы программистов и нового программногообеспечениядля каждого нового видаинформации.СIntranetдоступковсейинформации, прикладным программам, данным, знаниям, процессам, и т.д. возможен в томже самом браузере для Internet. Нет больше огромного количествапреобразований к различным форматам, а значит, упущенного времени,несовместимостиверсий и т.п. Вместо этого Intranet соединяет людей вместе, сInternet,серверами Web, базами данных единственным способом, позволяя им легкообучатьсядаже при использовании старого программного обеспечения.

4. Организационный центр.

Intranet – это возможностьпостроитьорганизациюнаинформационном

уровне и предоставлять эту информацию всем, кому необходимо. Еслисотрудник знаетто,чемкомпаниязанимается,каковастратегическаясистема техническоговидениякомпании,каковыпринципыруководства,ктоесть клиентура и партнеры, тоонможетболееяснососредоточитьсянасвоем собственномвкладевобщеедело.Понятнаявсемединаяweb-страница, представляющаясутькомпании,эквивалентнауспеху.Всефилиалыи представительства могут постояннообращатьсякцентральнымсообщениями выполнять указания. Таким образом, глобальная сетьиспользуетсянетолько как способ дешевой передачи информациинабольшиерасстояния,ноикак инструмент руководства процессом в организации.

Что не является Intranet:

1. Intranet – не Internet.

Intranet не должна быть связана с Internet. Однако, рассылкапочтыи

другой информации через Internet к клиентуре и партнерам весьмажелательна, так что Internet хорошо,ноненеобходимо.ХотяIntranetииспользует Internet,понятияитехнологииWeb,новнутренняяинформациянадежно удерживается внутриорганизации.Дляобеспеченияэтойнадежностиочень актуальныпроблемыинформационнойбезопасности,посколькувозможныее утечки. Что делает Intranet, так что отличную инфраструктуру. Этоозначает: какорганизованнадзорзаиспользованиеммежсетевыхтехнологий?Как установлен Intranet в каждом отделе, кто помещает в негоинформациюикто ею пользуется? Кто утверждает содержание информации? Имеютсялибиблиотеки графиков, эмблем, торговых марок, рабочихтекстов,идругиедизайнерские вещи для каждой страницы?Internet–огромныевозможностимаркетингаи привлечения клиентов. Intranet же – внутренний механизм связи.

2. Intranet – не локальная сеть.

Прииспользованииодинаковыхтиповсвязи,разныелокальныесети

зависят от прикладных программиотконкретногопродавца.Этипродавцы оборудования и компании по установке сетей создали превосходные решениядля любых информационных потребностей, но их технологии и решения отличаютсяот Intranet.СмодельюIntranet,возможнодаже,чтонеобходимостьвих программномобеспеченииотпадает.Раньшекаждаяорганизация,возможно, нуждаласьвихоперационныхсистемах,ихдрайверах,ихприкладных программах, и их программистах. Intranet-технология освобождает от этого.

3. Intranet – не E-mail.

Intranetнетолькопрограммаобменапочтой.Фактически,это альтернатива электроннойпочте.Внутренняясетьпредоставляетнадежные, богатыеразличнымисвойствамиприкладныепрограммы,которыеразделяют четыреосновныестандартныесетевыеуслуги:управлениедиректориями, электронной почтой, файлами и печатью.

Intranet как инструмент:

Intranet – словно швейцарскийармейскийножвысокойтехнологии,с

набороминструментальныхсредствпочтидлякаждойфункциивнутри организации.Большинствоорганизаций пользуетсяинформацией,знаниями, интеллектом,чтобысоздатьизделия,услуги,датьобразованиеили развлечение. Информация – это сила. В прошлом с ней было много проблем.Или не быловозможностиполучатьнадежнуюинформацию,илиневозможнобыло делать это вовремя. Теперь информация находится непосредственнонарабочем столе безотносительноплатформыилипрограммногообеспечения.Благодаря Intranet любой пользователь, на любом уровне,можетсоздаватьинформацию. Это делает информацию надежной, потому что она исходит прямоизисточника. Человек обслуживает информацию, которая может читаться в любомбраузере,и помещает ее на сервер. Это редактированиесоздаетрабочийпроцессвнутри организации. Вы можете скрыватьипредоставлятьинформациюнаилучшимиз пригодных способом.

Intranetможетиспользоватьсядляразличныхфункцийвнутри

организации. Прикладные программы, которые использовались втечениемногих лет, находят применениевIntranet.Каждаяфирма-разработчикв1996/97 годах создавала новые или обновляла уже существующиепрограммыWeb,чтобы они могли выполниться без проблем в средеIntranet.Intranetиспользуется дляподдержкиавтоматизированныхсистемпринятиярешений;коммерческих инструментальных средств; торговых систем; аналитических систем,работающих врежимереальноговремени;финансовыхсистемторговогозалабиржи; текстовых процессоров, систем back-office и front-office. Этот списокможно продолжить.

1. Инструмент принятия решений.

Intranetобъединяетвсюинформациюворганизации.Нетбольше

необходимости собирать по крупицам разрозненные данные, исходящие изразных источников. Вместо этого есть единый интерактивный интерфейс,включающийв себя удобные средства просмотра,стандартныезапросыисредствапоиска. Актуальная информацияодвижениипортфеля,рыночныетренды,результаты общения с коллегами и партнерамипобизнесупозволяетвовремяпринимать ответственные деловые решения.

2. Инструмент организации обучения.

Если обмен информацией происходит мгновенно, то те,ктоответственны запринятиярешений,способныанализироватьделовыепроцессы,деловые возможности, и деловые цели намного быстрее. Это связано с тем, чтобольшее количествослужащихможетстатьизготовителямирешения.Проекты реализовываются более эффективно. Связьнужна,чтобывключитьвпроцесс любого, чьяработахотьнемногокасаетсяпроекта.Требованияклиентов регистрируются и их твердо придерживаются.Развитиесобытийпроисходитв общедоступном электронном поле данных –гораздобыстрее,чемпосредством встреч,телефонныхпереговоровииндивидуальнымрасписанием.Компания,

которая управляет информацией подобнымобразом,узнаетвсеодновременно, одновременно совершенствуется и создает более знающую организацию.

3. Совершенный инструмент связи.

Intranetобеспечиваетинтеграциювсехподразделенийкорпорации:

компаний,отделов,рабочихгрупп,индивидуальныхлиц,поддерживает

мгновенную передачу информации между любыми точкамиворганизации,всякий раз, везде, когдаэтонеобходимо,гдебычеловекненаходился.Легкопредставить себе ситуацию, когдакакой-нибудьрядовойменеджер,пролетая над Тихим океаном в салоне бизнес-классановогоБоинга,достаетноутбук, подключает радиомодем, черезInternetсвязываетсясосвоейкомпаниейи заходит в локальную сеть фирмы с целью посмотреть состояниерынка,скажем, срочных контрактов, заключить сделку, а заодно и проверить свой счет.

4. Инструмент сотрудничества.

Вот что возникает, когда легкий в использовании, простойвобучении,

мощный инструмент для сотрудничества, проектного управления,сбораданных, управляющий знаниямииинформацией,врученкаждомуворганизации.Все лучшие действия и достижениялюдейпомещаютсянапереднийплан:лучшая продукция,высокиепродажи,отличноекачество.Полнаяинформацияо прогрессивных технологиях, услугахдляклиентов,техническихпроцедурах, советы, предупреждения, ответы на часто задаваемые вопросы ит.д.Всеэто частично заменяет форумы, семинары и конференции по обмену опытом.

5. Инструмент эксперта.

Эксперты – это люди, знающие свою работу лучше всех. Ониответственны за распространение результатов своего труда среди всего персонала,атакже за то, чтобыинформация,исходящаяотних,былаправильновоспринята. БлагодаряIntranet,можнобытьпостояннонасвязисэкспертамии пользоваться их знаниями ежеминутно. Эти знанияможнонакапливатьстем, чтобы пользоваться ими и в дальнейшем.

6. Единый инструмент для изобретений.

Раньше служащим приходилось самим добывать себе информацию,«вырезать и вставлять» ее в своиэлектронныепрезентации,коммерческиепредложения или обучающиеся модули. Однимсловом,изобретатьколесо.Всяинформация компании хранилась подчасвканцелярскихшкафах.ВместоэтогоIntranet предоставляетвозможностьинтерактивногополучениялюбойинформации, предназначенной длямногократногоиспользования.Ведь,вконцеконцов, очень важно, чтобы все подразделения компаниирассказывалисвоимклиентам одни и те же «сказки».

7. Телефон 21-го века.

Уже известны и широко применяются возможности Real AudioвInternet.

Трудносебевообразитьзатратынамногочисленныеслужебныетелефонные переговоры между разными странами и континентами. Intranet позволяетсвести эти затраты к минимуму.

8. Инструмент контроля и совершенствования производственного цикла.

Наверняка многие сотрудники большихкомпаний,специализирующиесяна каком-то узком виде деятельности, задавались вопросом: а каквсамомделе работаетвесьпроизводственныйикоммерческийпроцесс?Intranetдает визуальноепредставлениепроцессов,происходящихвнутриорганизации: сделок, движения ресурсов, взаимодействия подразделений и т.п.

9. Инструмент партнера.

Наверное, нет уже такой компании, которая не создала бы себе страничку

в Internet. Посредством Internet есть возможностьобмениватьсяинформацией спартнерамипобизнесуотносительноизделий,услуг,технологий, стандартов, новостей и т.д.

10. Инструмент Клиента.

Точно так же,какпартнерам,клиентамможносообщатьнеобходимую

11. Инструмент маркетинга.

Элементы традиционного деловогомаркетингаикоммерческихпрограмм могут быть интегрированы внутри среды Web, чтобы создать целевоймаркетинг, который удовлетворяетразнообразнымзапросамклиентовиобслуживаетих процессепродажиисервиса.Результатоммогутбытьболеевыгодные, долгосрочныесвязи.Этовзаимодействиесдвигаетакцентыот однонаправленногоинформационногопотокадодвустороннегодиалогаи сотрудничества, и от массовых рынков до рыночных сегментов.

12. Инструмент человеческих ресурсов.

Снедавнихвременвозникланеобходимостьпостояннопереосмыслять характер связей человек-организация ичеловек-человеквнутринее.Теперь каждый служащий может немедленноотчитатьсяоработе,сообщитьосвоих решениях, передать опыт любомучеловеку.Властьслужащеготакжесоздает набор обязательств для всех членов организации.Intranetможетзаставлять компанию переоценивать себя полностью: инфраструктуру, политику, процедуры, роли и обязанности.

Какмывидим,Intranet–нетолькоэффективнаяорганизация

информационногополяфирмы,ноиорганизацияееструктуры. Поэтому эту систему необходимо внедрять в современные организациидля улучшения и ускорения всех работ в организации.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ.

В заключение своего исследования хотелось бы подвести итоги, коммуникации – обмен идеями, мнениями и информацией в устном или письменном виде по средством символов и действий. Процесс коммуникаций состоит из этапов: отправление сообщения, передача сообщения, получение сообщения и обратная связь. Важнейшими элементами процесса коммуникаций являются отправитель,сообщение, каналы передачи, получатель и обратная связь. Именно наличие обратной связи делает процесс коммуникации двусторонним. Присутствие всех этих элементов необходимо для осуществления эффективного общения.

Классификация коммуникаций необходима для выделения различных их видов с целью последующего анализа и совершенствования. Коммуникации в организации могут классифицироваться по ряду признаков: по субъекту и средствам коммуникаций, по форме общения, каналу общения, по их пространственному положению, по направленности общения.

На пути эффективных коммуникаций могут возникать различные барьеры. Зная возможные барьеры, менеджеры должны стараться предотвращать их возникновение или же искать и планировать эффективные пути их преодоления.

Важнейшим средством эффективного общения выступает активное слушание, поэтому менеджеры должны учиться овладевать этим важным искусством.

Для организации эффективных коммуникаций в группе, в организации необходимо правильно строить и использовать коммуникационные сети.

К основным способам совершенствования информационного обмена в организации относятся: регулирование информационных потоков, управленческие действия, внедрение систем обратной связи, внедрение систем сбора предложений, использование информационных бюллетеней, использование современных информационных технологий и мировых информационных ресурсов.

В настоящее время появилась необходимость внедрения новыхсистем,которыевыполнялибыфункциикак общемировой, так и локальной сетиорганизации.Причем,желательно,чтобы стоимость таких систем была минимальной. Такой системой является – Intranet.

Безусловно, Intranet – это не вершина человеческих возможностей. Прогресс нарастает стремительными темпами, так, что трудно вообразить себе, что будет в ближайшем будущем. Но факт налицо: со старой формой ведения дел фирмы покончено. Многие виды отчетов, балансы, внутренняя документация сейчас создается в бумажном виде лишь для того, чтобы дублировать электронную форму. Пока однозначно не решена проблема информационной безопасности, это будет продолжать практиковаться. Но многие сделки уже сейчас заключаются не выходя из офиса, ведутся счета, заключаютсядоговоры.
Деловой мир подхватывает и эффективно внедряет в жизнь новейшие технические достижения. К чему это приведет, сегодня сказать не может никто.
Список литературы:
1. Абчук В.А. Менеджмент: учебник/ под. ред. Абчук В.А.- СПб: Союз, 2002-348с.

2. БасовскийЛ.Е. Менеджмент: учебник/под. ред. Басовский Л.Е. – М.: ИНФРА-М, 2003.-216с.

3. Виханский О.С. Менеджмент: учебник для вузов./Под ред. Виханский О.С., Наумов А.И.-М., изд. «Гадарики», 2001.- 528с.

4. Виханский О.С. Менеджмент: учебник для вузов./Под ред. Виханский О.С., Наумов А.И.-М., изд. «Гадарики», 2004. – 530с.

5. Гапоненко А.Л. Теория управления: учебник/ под. ред. Гапоненко А.Л. – М.: изд. «РАГС», 2004 – 558с.

6. Гибсон Дж.Л. и др. Организации: поведение, структура, процессы: Пер.с англ. 8-е изд. – М., 2000- 280с.

7. Глухов В.В. Менеджмент: учебник – 2-е изд., испр. и доп. / под. ред. Глухов В.В.- СПб.: изд. Лань, 2002. – 528с.

8. Добротворский И.Л. Менеджмент. Эффективные технологии: Ученое пособие. – М.,2002- 401с.

9. Иванов А.П. Менеджмент: учебник/ под. ред. Иванов А.П.-СПб: Михайлов, 2002- 320с.

10. Кабушкин Н.И. Основы менеджмента: Учебное пособие/ под. ред. Кабушкин Н.И.- 5-еиздание, стереотип. Мн.: Новое знание, 2002- 336с

11. Коргова М.А. Менеджмент: Учебное пособие/ под. ред. Коргова М.А.- Ростов – на- Дону: Феникс, 2008. – 378с.

12. Королев Ю.Б. Управление в АПК: учебник/ под. ред. Королев Ю.Б., Мозлоев В.З., Мефед А.В. – М.: Колос, 2002-376с.

13. Королев Ю.Б. Управление в АПК: учебник/ под. ред. Королев Ю.Б., Коротнев В.Д., Кочетова Г.Н., Никифорова Е.Н. – М.: Колос, 2003-304с.

14. Крошелев А.Н. Основы менеджмента: учебник/ под. ред. Крошелев А.Н., Шванников Н.Н. – М.: Экзамен, 2007 – 365с.

15. Крышова Е.Н. Менеджмент: Учебное пособие/ под. ред. Крышова Е.Н.-М.: ФОРУМ:ИНФРА-М, 2005 – 258с.

16. Латфуллина Г.Р. Организационное поведение: Учебник для вузов. 2-е изд., доп. И перераб./ Под ред. Г.Р.Латфуллина, О.Н.Громовой. – СПб.: Питер, 2008 – 464с.:ил.

17. Мескон, Альберт, Хедоури. Основы менеджмента. 3-е изд., доп. И перераб. М., 2008.

18. Ньюстром Дж.В., Дэвис К. Организационное поведение: Пер.с англ./ под ред. Ю.Н.Каптуревского. – СПб.,2000.

19. Литвинов Ф.И. Моделирование управленческих структур предприятия/под. ред. Литвинов Ф.И.//Менеджмент в России и зарубежом.-2008.-№2-с.91-96.

Заказать написание уникальной работы 1.
2.
3.
4.
5. Курсовая Интеграл Стилтьеса
6. Реферат Применение информационных технологий в процессе обучения химии
7. Реферат Ответственность несовершеннолетних 2
8.
9.
10.