Всероссийский научно-исследовательский институт
документоведения и архивного дела
(ВНИИДАД)

Методика расчета
штатной численности государственных архивов
на основе нормативов по труду

Москва, 2004

Методика расчета штатной численности государственных архивов на основе нормативов по труду / Составители: З.В. Бушмелева (руководитель темы), В.Е. Соболев, Л.П. Шотина, научный редактор В.Д. Сплошнов. Москва: ВНИИДАД, Росархив, 2004.

Данная методика предназначена для расчета штатной численности специалистов, административно-управленческого и младшего обслуживающего персонала архивов разного уровня, независимо от видов хранящихся документов.

«Методика расчета штатной численности государственных архивов на основе нормативов по труду» утверждена приказом Росархива от 14.01.2004 г. № 9 .

Введение

Методологической основой подготовки «Методики расчета штатной численности государственных архивов на основе нормативов по труду» послужили «Рекомендации по определению штатной численности работников бюджетных организаций на основе нормативов по труду». В них «штатную численность работников бюджетных организаций рекомендуется установить на основе межотраслевых, отраслевых и местных нормативных материалов по труду, позволяющих определить необходимую численность функциональных подразделений организации или отдельных исполнителей. Штатная численность работников бюджетной организации устанавливается по структурным подразделениям, раздельно для руководителей, специалистов и других служащих, для производственного и обслуживающего персонала (рабочих)« .

Методика расчета позволяет определить необходимую штатную численность работников: специалистов по основной деятельности, а также других специалистов, обеспечивающих эту деятельность, административно-управленческого и младшего обслуживающего персонала архива не только по функциональным подразделениям и отдельным группам работников, но и по архиву в целом, отдельным направлениям его деятельности.

Методика и формулы расчета необходимой штатной численности рекомендуются для использования в архивах разных типов, уровней подчиненности и независимо от состава документов.

Использование при расчете нормативов по труду является наиболее точным методом определения необходимой численности работников и оценки уровня производительности их труда.

Под необходимой штатной численностью работников понимается численность, позволяющая эффективно и качественно выполнять в полном объеме работы по комплектованию, учету, обеспечению сохранности и использованию документов в конкретном архиве, а также организационные и управленческие функции при условии соблюдения научно обоснованных режимов труда и отдыха и современного уровня организации труда.

Специалисты по основной деятельности - это специалисты высшей и средней квалификации, выполняющие работы, непосредственно относящиеся к главным функциям архивов: хранение и обеспечение сохранности документов, комплектование, учет и использование документов, а также занимающиеся сводным планированием и отчетностью по результатам этих направлений деятельности, организацией работы совещательных органов архива.

Исходя из специфики деятельности архивов, реставраторы, фотографы, переплетчики, операторы микрофильмирующей, копировальной и другой воспроизводящей техники могут быть условно отнесены к особой группе специалистов по основной деятельности, обслуживающих важнейшие направления деятельности архивов, - обеспечение сохранности и использование документов. Эти специалисты, как правило, имеют среднее специальное образование или специальную подготовку. Производить расчет их численности следует по формуле, используемой для расчета численности специалистов по основной деятельности.

Административно-управленческий персонал (АУП) - это категория руководителей и специалистов, осуществляющих управление архивом по функциям - общее руководство, руководство структурными подразделениями, бухгалтерский учет, кадровое и делопроизводственное обеспечение. Работники АУП обеспечивают сбор и обработку всей управленческой информации, подготавливают, принимают и реализуют управленческие решения, принимают участие в практическом решении научно-производственных задач.

Инженерно-технические работники (ИТР) - это специалисты различного профиля высшей или средней квалификации, осуществляющие техническое обслуживание имеющегося в архиве кинофотофоно-, микрофильмирующего, реставрационного, копировального оборудования, точной оптической аппаратуры, ПЭВМ и других средств вычислительной техники, а также инженерное обслуживание зданий и помещений архива.

Рабочие и младший обслуживающий персонал (МОП) - работники, не принимающие непосредственного участия в выполнении основных функций архива, но обслуживающие их. Это уборщики помещений и территорий, кладовщики, гардеробщики, лифтеры, рабочие, обеспечивающие эксплуатацию инженерного оборудования зданий (отопление, водоснабжение, канализация, электроосвещение), контрольно-измерительных приборов и автоматических устройств, установленных на данном оборудовании.

Для расчета необходимой штатной численности работников государственных архивов применяются следующие виды нормативов: норма времени, норма выработки, норма управляемости, норма времени обслуживания и норма обслуживания.

Норма времени - это величина затрат рабочего времени, установленная для выполнения единицы работы одним работником или группой работников соответствующей квалификации при определенных организационно-технических условиях.

Норма выработки - это установленный объем работы, который один работник или группа работников соответствующей квалификации обязаны выполнить в единицу рабочего времени при определенных организационно-технических условиях .

Норма управляемости - это численность работников, деятельностью которых может эффективно управлять при заданных организационно-технических условиях один руководитель.

Норма обслуживания - необходимое количество объектов (единиц оборудования, рабочих мест, посетителей и др.), которое один работник или группа работников соответствующей квалификации должны обслужить в течение единицы рабочего времени в определенных организационно-технических условиях. Норма обслуживания является производной от нормы времени обслуживания.

Норма времени обслуживания - это количество рабочего времени, затрачиваемого одним работником или группой работников необходимой квалификации на обслуживание единицы объекта (единица оборудования, площадь помещения, количество посетителей и т.д.).

Расчеты с применением нормативов по труду (см. приложение) могут проводиться в различных целях: для определения или уточнения необходимой штатной численности архива в целом - как действующего, так и вновь создаваемого (проектируемого), филиала архива, конкретного подразделения (подразделений) архива; по направлениям деятельности архива; при необходимости обеспечить выполнение архивом мероприятий, предусмотренных межотраслевыми, отраслевыми и региональными программами; при фактическом или прогнозируемом существенном росте объемов комплектования и других видов работ; при изменениях структуры архива; необходимости перераспределения штатов между подразделениями архива, при вводе в эксплуатацию нового здания или реконструкции архива и т.д.

1. Методика определения необходимой штатной численности архива в целом

Расчеты необходимой численности работников архива в целом проводятся по всем видам работ, которые осуществляются или должны осуществляться (это определяется целью расчета) в архиве, - как по основным (архивным), так и по административно-управленческим, а также инженерно-техническим, хозяйственным, вспомогательным работам (если определено, что инженерно-техническое и хозяйственное обслуживание архива должно осуществляться его штатными работниками).

Делать расчеты целесообразно раздельно по категориям работников: специалисты по основной деятельности, руководители по основной деятельности, специалисты административно-управленческого персонала, инженерно-технические работники, рабочие, младший обслуживающий персонал, руководители по неосновной деятельности.

Данную работу рекомендуется проводить в следующем порядке. Сначала целесообразно рассчитать необходимое количество работников по основной деятельности. Для этого следует составить перечень всех функций по основной деятельности и всех архивных работ, которые должен выполнять архив для реализации своих задач и функций, определенных архивным и смежным законодательством (федеральным и региональным), Основными правилами работы государственных архивов Российской Федерации, правилами работы государственных архивов с научно-техническими и кинофотофоновидеодокументами, регламентами, другими отраслевыми нормативно-методическими документами, а также федеральными и региональными программами и планами развития архивного дела, уставом данного архива (положением об архиве).

В перечень включаются нормированные и ненормированные работы.

Затем определяются объемы каждой из работ, которые архив обязан ежегодно выполнять по каждому из направлений основной деятельности в определенный период времени (например, в ближайшие пять лет). Расчет необходимых объемов работ проводится на основе анализа состояния и результатов деятельности архива за последние годы, с обязательным учетом действующих федеральных и региональных программ и планов развития архивного дела, рекомендаций органов управления архивным делом - федерального и регионального (данного субъекта Российской Федерации), имеющихся у архива собственных прогнозов, программ и планов развития.

От текущего планирования деятельности архива данная работа будет отличаться тем, что обычно при планировании архивы исходят из утвержденной штатной численности, а не необходимой. Поскольку штатная численность многих архивов недостаточна, при планировании и осуществлении работ по основной деятельности архивы нередко вынуждены нарушать установленные или нормативные сроки их проведения, превышать нормы времени и выработки, работать по упрощенным технологиям (нередко с ущербом для качества) или вообще откладывать проведение отдельных видов работ на неопределенное время.

При проведении расчетов для обоснования необходимой штатной численности основного персонала государственного архива следует в основу расчетов закладывать объемы работ, в которых с максимально возможной полнотой учитываются такие факторы, как объемы и состояние сохранности фондов архива; наличие секретных, уникальных и особо ценных документов, а также кинофотофонодокументов и микроформ, требующих обособленного хранения и специального учета; необходимые мероприятия по обеспечению сохранности документов, созданию страхового фонда и фонда пользования (что требует в ряде архивов создания лабораторий или групп реставрации и микрофильмирования документов); количество и состав источников комплектования архива, объемы, состав и состояние документов (в том числе документов по личному составу), находящихся в ведомственных архивах и подлежащих передаче в государственный архив; прогнозируемые ежегодные объемы комплектования государственного архива; наличие и объем документов государственного архива, подлежащих рассекречиванию и полному описанию; интенсивность использования документов архива, прогнозируемые потребности в информации по документам архива различных категорий пользователей; уровень компьютеризации архива, его техническая оснащенность в целом; размещение архива в одном здании или на нескольких обособленных территориях; ближайшие перспективы ввода в эксплуатацию новых помещений архива, нового оборудования и т.д.

При этом следует учитывать и факторы, объективно ограничивающие объемы работ, а также рост штатной численности архива. Например, из-за отсутствия достаточных резервов площадей в архивохранилищах, а также перспектив их расширения в ближайшие годы невозможно планировать увеличение ежегодных объемов комплектования архива; нехватка специального оборудования и отсутствие средств на его приобретение не позволят увеличить объемы создания страхового фонда; реальные возможности бюджета соответствующего субъекта Российской Федерации в целом сдерживают рост штатов бюджетных организаций и т.п. Главное условие результативности работы по определению необходимой штатной численности - исходить из неотложного и в то же время реального объема работ, не закладывать в расчеты весь объем работ, которые по тем или иным причинам не выполнялись в течение длительного времени.

После составления перечня и определения необходимых ежегодных объемов каждой из работ делаются расчеты трудозатрат и штатов, потребных для выполнения этих работ.

Трудозатраты рассчитываются по каждому виду работы с использованием нормативов по труду - межотраслевых, отраслевых (типовых) или местных . Конкретному архиву наиболее целесообразно использовать местные нормы, разрабатываемые на основе типовых норм, классификационного перечня работ, учетных и отчетных документов архива, а также результатов проверок выполнения норм. Типовые нормы применяются при отсутствии местных норм, межотраслевые - при определении трудозатрат на инженерно-технические работы, обслуживание техники, работы младшего обслуживающего персонала и т.д. Если в архиве действующие местные нормы рассчитаны на 41-часовую рабочую неделю, можно рекомендовать при определении трудозатрат применение повышающего коэффициента 0,025 . Например, если по нормам, установленным для 41-часовой рабочей недели, на организацию шести выставок документов необходимо затратить 162 рабочих дня продолжительностью 8 ч 12 мин каждый, то в условиях 40-часовой рабочей недели для проведения указанной работы потребуется 166 8-часовых рабочих дней (162 x 0,025 = 166,05).

Трудозатраты Т на нормирование работы и операции определяются двумя способами.

1. Через нормы времени:

где N
H вр - норма времени на единицу работы, дн.

Например, если в течение года планируется организовать четыре выставки документов объемом до 100 экспонатов каждая при норме 27,7 рабочих дней на одну выставку (в расчете на 40-часовую рабочую неделю), то годовые трудозатраты на указанную работу составят:

T = 4 x 27,7 = 110,8 чел.дн.

2. Через нормы выработки:

T = N / H выр,

где N - объем работы (работ) в единицах измерения за год;

H выр - норма выработки в единицах измерения на одного специалиста в день.

Так, если в течение года по документам архива планируется исполнить 2600 запросов социально-правового характера по норме три запроса за рабочий день, то годовые трудозатраты составят:

T = 2600 / 3 = 866,7 чел.дн.

После расчета трудозатрат на осуществление нормированных работ определяются трудозатраты на выполнение ненормированных работ - на основе отчетных данных, расчетных частей планов-отчетов архива и его подразделений за предыдущие годы, в которых зафиксированы трудозатраты на проведение подобных работ, а в отдельных случаях - экспертным путем.

Далее определяется резерв рабочего времени на выполнение внеплановых заданий и работ, связанных с непредвиденными ситуациями . Резерв также рассчитывается на основе отчетных данных, расчетных частей планов-отчетов архива за предыдущие годы, но он не может быть больше 3% от общего полезного бюджета рабочего времени по архиву .

После этого подсчитываются общие трудозатраты суммированием трудозатрат, полученных на весь комплекс работ по основной деятельности, охваченных нормами, а также трудозатрат на ненормированные работы и резерв рабочего времени для выполнения внеплановых заданий и работ, связанных с непредвиденными ситуациями.

Общие затраты Т o на все работы по основной деятельности в архиве являются основой расчета необходимой общей штатной численности специалистов по основной деятельности по формуле (1):

, (1)

где Ч ш - штатная численность (расчетная);

Т o - общие трудозатраты (полезное рабочее время) на объем работы (работ), дни или часы ; общие трудозатраты получаются суммированием трудозатрат Т на нормированные и ненормированные работы (операции), а также внеплановые задания и работы, связанные с непредвиденными ситуациями;

Ф н - нормативный фонд рабочего времени на одного работника (в данном случае - специалиста) за год, условно принимается равным 2000 ч или 250 раб. дн. ;

К н - коэффициент, учитывающий планируемые невыходы работников, регламентируемые трудовым законодательством, - основные (очередные) и дополнительные отпуска, в том числе отпуска для работников с ненормированным рабочим днем, отпуска по временной нетрудоспособности, отпуска для учащихся, отпуска без сохранения содержания для ветеранов и пенсионеров и т.п.). Коэффициент определяется по формуле

Минимальный процент планируемых невыходов, обычно применяемый для бюджетных организаций, составляет 10% рабочего времени.

Таким образом, в данном случае и в последующих примерах

К н = 1 + 10 / 100 = 1,1.

При конкретных расчетах необходимой штатной численности работников архивов процент планируемых невыходов следует выводить на основе данных бухгалтерского учета архива, по которому проводятся расчеты, или, если применять указанный способ невозможно (например, для вновь создаваемого архива), можно воспользоваться соответствующими данными, полученными в аналогичном архиве. Методика определения регламентируемых законодательством плановых невыходов изложена в методических рекомендациях Главархива СССР по расчету полезного (эффективного) рабочего времени в архивах , при пользовании которыми следует руководствоваться изменениями в действующем Трудовом кодексе Российской Федерации.

Как показывает практика, в государственных архивах регламентированные действующим трудовым законодательством и подтвержденные данными бухгалтерского учета невыходы составляют более 10%. Например, если процент регламентированных трудовым законодательством невыходов для данного конкретного архива равен 15%, то коэффициент, учитывающий планируемые невыходы, составит

К н = 1 + 15 / 100 = 1,15.

После расчета необходимой штатной численности специалистов по основной деятельности определяется необходимая штатная численность специалистов административно-управленческого персонала, инженерно-технических работников, рабочих и младшего обслуживающего персонала, а также руководителей архива и его структурных подразделений - по методике, изложенной в разд. 3-5.

Общую необходимую штатную численность архива в целом можно получить суммированием необходимой численности всех категорий работников.

Если архив имеет структурные подразделения с четким разграничением функций, указанные расчеты целесообразно делать в пределах каждого структурного подразделения (отдела, лаборатории), затем полученные по конкретным подразделениям данные о необходимой штатной численности суммируются в общий итог по архиву, к которому приплюсовываются должности руководителя архива и его заместителей.

С целью эффективного и качественного выполнения объема работ, на который будет рассчитываться численность исполнителей, целесообразно организационно-технические условия труда (организация рабочих мест, соблюдение технологии проведения работ, использование средств автоматизации и механизации труда) привести в соответствие с требованиями, заложенными в действующих правилах работы государственных архивов и в отраслевых нормативно-методических разработках.

Изложенная методика применима и для определения необходимой штатной численности вновь создаваемого (проектируемого) архива. В этом случае тоже составляется перечень предусматриваемых для проектируемого архива функций, а также работ, которые необходимо проводить архиву для реализации этих функций (как по основной, так и по неосновной деятельности).

Предположительные объемы работ определяются с учетом основных факторов, перечисленных в разд. 1, с необходимыми поправками (в зависимости от конкретной ситуации). Например, если проектируемый архив не будет сразу иметь на хранении документов, то на первое время для него предусматривается минимальный штат службы обеспечения сохранности документов.

Для расчетов используются местные, а также типовые отраслевые и межотраслевые нормативы по труду (см. приложение).

2. Расчет необходимой штатной численности
специалистов по основной деятельности

Расчеты необходимой штатной численности специалистов по основной деятельности, определяемой на основе норм времени и выработки, можно проводить в различных вариантах: в целом по архиву (см. разд. 1), а также в пределах структурных подразделений архива (табл. 1), по отдельным направлениям его деятельности или группам работ (табл. 2).

Все расчеты ведутся по формуле (1).

Расчет необходимой штатной численности специалистов по основной деятельности структурного подразделения дан на примере отдела обеспечения сохранности документов архива, хранящего документы на бумажной основе (табл. 1).

Таблица 1

Расчет необходимой штатной численности специалистов
по основной деятельности функционального структурного подразделения архива

	Наименование работы	Единица измерения	Норма времени, раб. дн.	Норма выработки на 1 раб. дн.	Объем работ	Трудозатраты Т, чел. дн.
	Проверка наличия и состояния дел:	Единица хранения
	Советского периода;
	Досоветского периода
	Оформление результатов проверки наличия и состояния дел
	Проверка наличия микрофильмов страхового фонда и фонда пользования
	Оформление результатов проверки наличия микрофильмов страхового фонда и фонда пользования
	Подготовка дел к микрофильмированию
	Оформление заказов на микрофильмирование дел	Единица хранения
	Подготовка дел к переплету и реставрации	Единица хранения
	Прием дел после микрофильмирования, реставрации и переплета	Единица хранения
	Простановка отметки о микрофильмировании	Описательная статья в описи
	Проверка качества микрофильмов страхового фонда, фонда пользования
	Подшивка дел управленческой документации (ручным способом)	Единица хранения
	Мелкий ремонт дел
	Выдача или прием описей после использования в читальном зале и отделах архива
	Выдача или прием дел после использования в читальном зале и отделах архива	Единица хранения
	Проверка правильности подкладки дел после выдачи в читальный зал и отделы архива	Единица хранения
	Выдача или прием микрофильмов после использования
	Нумерация листов в делах (объемом до 150 л.)
	Нумерация листов в делах с изобразительными материалами
	Проверка нумерации листов в делах советского периода
	Простановка шифров на обложках дел после переработки фондов	Единица хранения
	Простановка отметок о рассекречивании
	Выявление особо ценных документов управленческой документации	Заголовок документа
	Простановка отметки "ОЦ" на делах	Единица хранения
	Прием дел на постоянное хранение в архивохранилища	Единица хранения
	Простановка штампов на ярлыках для коробок
	Наклейка ярлыков на коробки
	Картонирование дел	Единица хранения
	Перекартонирование дел	Единица хранения
	Перемещение дел внутри архивохранилища
	Работа по обеспыливанию коробок и стеллажей	Погонный метр
	Контроль за температурно-влажностным режимом хранения документов	Наблюдение
	Ведение книги учета поступлений документов	Поступление документов
	Составление листов фондов	Лист фонда
	Внесение изменений в листы фондов	Лист фонда
	Составление карточек фондов	Карточка фонда
	Внесение данных в сведения об изменениях в составе и объеме фондов
	Внесение изменений в карточки фондов	10 карточек
	Ведение пофондового топографического указателя	Карточка
	Ведение реестров описей
	Ведение дел фондов	Дело фонда
	Ведение паспортов архивохранилищ		Ненормированная работа
	Составление паспорта архива		Ненормированная работа
	Подготовка нормативных документов и методических разработок по вопросам обеспечения сохранности документов	Печатный лист
	Уточнение положения об отделе	Положение	Ненормированная работа
	Разработка должностных инструкций работников отдела	Должностная инструкция	Ненормированная работа
	Участие в проведении экономического анализа эффективности использования бюджета рабочего времени, выполнения норм времени и выработки		Ненормированная работа
	Повышение квалификации работников отдела	1 работник / 1 семинар			12 работников х 12 семинаров
	Составление плана отдела на год	План на 12 работников
	Составление отчета о выполнении плана отдела за год	Отчет на 12 работников
	Составление отчета о выполнении плана отдела за квартал
	Составление индивидуальных планов и отчетов	План-отчет			12 работников
	Подготовка доклада об итогах работы отдела за год
	Участие в подготовке и работе научно-совещательных органов архива	Заседание			2 работника х 12 заседаний
	Проведение оперативных служебных совещаний в отделе	Совещание
	Консультирование по вопросам обеспечения сохранности документов	Консультация
	Командировки	Командировка
	Итоговые трудозатраты
	Резерв времени на выполнение внеплановых заданий и непредвиденных работ (в объеме 3%)
	Общие трудозатраты Т о

В данном примере общие трудозатраты должны быть увеличены на повышающий коэффициент 0,025, так как они были получены, главным образом, с помощью типовых норм (1988 г.), рассчитанных на 41-часовую рабочую неделю.

Таким образом, общие трудозатраты равны:

T о = 2828,9 х 0,025 = 2899,6 чел. дн.

Исходя из полученных общих трудозатрат и коэффициента планируемых невыходов, необходимая штатная численность на выполнение запланированных отделом работ составит

Ч ш = 2899,6 / 250 х 1,1 = 12,8 = 13 специалистов.

Показатель численности возрастет, если коэффициент планируемых невыходов в конкретном подразделении (архиве) окажется выше, чем в данном примере.

Примечание. Если в данном архиве какие-либо конкретные работы по основной деятельности выполняются (или предполагается их выполнение) не только специалистами-исполнителями, но и руководителями (например, руководителями структурных подразделений), то при расчете штатной численности специалистов трудозатраты, необходимые для выполнения этих работ руководителями, вычитаются из общих трудозатрат специалистов, а необходимая штатная численность специалистов соответственно уменьшается.

Таблица 2

Расчет необходимой штатной численности специалистов по основной деятельности,
необходимой для выполнения работ по комплектованию архива
управленческой документацией и документами личного происхождения,
на основе норм времени и норм выработки

	Наименование работы	Единица измерения	Норма времени, раб. дн.	Норма выработки на 1 раб. дн.	Объем работ	Трудозатраты Т, чел. дн.
	Составление списка учреждений, документы которых подлежат приему на постоянное хранение в архив	Учреждение
	Ведение списка учреждений, документы которых подлежат приему на постоянное хранение в архив	Учреждение
	Проверка физического и санитарно-гигиенического состояния дел с управленческой документацией, подлежащих приему на постоянное хранение в архив	Единица хранения
	Прием дел с управленческой документацией на постоянное хранение в архив:	Единица хранения
	Без проверки количества листов в делах;
	С выборочной проверкой количества листов в делах
	Составление списка лиц, документы которых подлежат приему на постоянное хранение в архив	Владелец
	Ведение списка лиц, документы которых подлежат приему на постоянное хранение в архив	Владелец
	Установление связей с владельцами документов личного происхождения
	Ведение переговоров о передаче документов личного происхождения на постоянное хранение в архив	Посещение
	Составление докладной записки о документах личного происхождения	Докладная записка
	Временный учет документов личного происхождения	Поступление
	Проведение экспертизы ценности документов личного происхождения в процессе комплектования	Документ
	Составление сдаточной описи на документы личного происхождения	Описательная статья описи
	Прием документов личного происхождения на постоянное хранение в архив	Документ
	Оформление приема документов личного происхождения на постоянное хранение в архив	Поступление
	Итоговые трудозатраты по видам работ
	Резерв времени на выполнение внеплановых заданий и непредвиденных работ
	Общие трудозатраты (Т o)

Как и в предыдущем примере, общие трудозатраты увеличиваются на повышающий коэффициент 0,025 и составят

T о = 240,7 х 0,025 = 246,7 чел. дн.

Необходимая штатная численность на выполнение данных работ с учетом общих трудозатрат и коэффициента планируемых невыходов (1,1) составит

Ч ш = 246,7 / 250 х 1,1 = 1 специалист.

3. Методика расчета необходимой штатной численности
инженерно-технических работников

Расчеты необходимой штатной численности специалистов, обеспечивающих инженерно-техническое обслуживание зданий, помещений и различного оборудования архива, могут проводиться на основе профессиональных, межотраслевых и отраслевых норм времени, норм обслуживания, норм времени обслуживания. Для этого используют формулу (2)

, (2)

где Т о - общие трудозатраты на объем работы (работ) за год, дни или часы;
Ф н
К н - коэффициент, учитывающий планируемые невыходы специалистов;
К - поправочный коэффициент (равен 1,08), учитывающий специфику труда этой категории специалистов, заключающуюся в вероятном выполнении ненормируемых и разовых работ, а также работ, связанных с непредвиденными ситуациями .

В табл. 3 дан пример расчета численности специалистов, обеспечивающих обслуживание ПЭВМ.

Таблица 3

Пример расчета численности специалистов по обслуживанию ПЭВМ

	Вид выполняемой работы	Единица измерения	Объем работы	Норма времени на единицу измерения, ч	Трудозатраты времени на объем работ, ч
Еженедельное обслуживание:
	Проверка работоспособности устройств на тестах в ускоренном режиме	1 устройство
	Проверка и удаление компьютерных вирусов на устройствах внешней памяти
	Проведение дефрагментации накопителей на жестких магнитных дисках	1 накопитель
	Проверка линий и устройств локальной вычислительной сети (ЛВС) с помощью автономных тестов
	Трудозатраты за неделю
	Трудозатраты за год (52 недели)
Ежемесячное обслуживание:
	Полное тестирование всех устройств ПЭВМ с выдачей протокола, в том числе и ЛВС, выявление и исправление ошибок в распределении дискового пространства
	Поставка обновленных антивирусных программ и полная проверка дисковой памяти на наличие вирусов
	Смазка механических устройств ТС (НГМД, стриммеры, принтеры)	1 устройство
	Очистка от пыли внутренних объемов ПЭВМ (со снятием корпуса)
	Очистка экранов видеомониторов от пыли и грязи, регулировка и настройка, очистка внутренних объемов от пыли	1 видеомонитор
	Очистка и промывка печатающих головок матричных и струйных принтеров	1 принтер
	Очистка о неиспользованного тонера элементов печати лазерных принтеров, очистка и промывка оптики, своевременная заправка тонера	1 принтер
	Очистка от пыли и промывка считывающего элемента в сканерах, смазка механических частей
	Трудозатраты за месяц
	Трудозатраты за год (12 месяцев)
Полугодовое обслуживание для ПЭВМ и периферийного оборудования:
	Очистка от пыли внутренних объемов блоков питания ПЭВМ, очистка и смазка вентиляторов
	Очистка экранов видеомониторов и LCD панели от пыли и грязи, регулировка и настройка	1 видеомонитор
	Трудозатраты за полугодие
	Трудозатраты за год

Общие трудозатраты на обслуживание ПЭВМ составят

T о = 598,0 + 422,4 + 20,4 = 1040,8 чел. дн.

Штатная численность специалистов, занятых обслуживанием десяти ПЭВМ, таким образом, будет равна

Ч ш = 1040,8 / 2000 х 1,1 x 1,08 = 0,62 чел. = 1 специалист.

Используя нормы времени, можно аналогично рассчитать штатную численность и других специалистов этой категории.

4. Методика расчета необходимой штатной численности
административно-управленческого персонала архива

Штатная численность административно-управленческого персонала архива зависит от характера, объема и сложности выполняемых работ и должна быть лимитирована.

Ориентировочную численность указанного персонала можно устанавливать, исходя из процентного отношения к общей численности работников архива. Рекомендуется не менее 16% от общей численности .

Эта категория работников может иметь следующую структуру: от 15, но не более 20% - директор архива и его заместители; от 60, но не более 70% - начальники отделов, их заместители, экономисты, бухгалтеры, работники кадровой службы; от 15, но не более 20% - технические работники (секретарь руководителя, машинистка, делопроизводитель, кассир, секретарь-машинистка) .

Например, в архиве при общей штатной численности 150 человек АУП по норме составит 16%, т.е. 24 человека. Из них: 4 человека (16,6%) - директор и его заместители; 16 человек (66,7%) - начальники отделов и их заместители, кадровая служба, работники бухгалтерии и др.; 4 человека - технические исполнители.

Для расчета численности руководителей разного уровня целесообразно также применять нормы управляемости. Для руководителей (в том числе структурных подразделений) число непосредственно подчиненных может быть от 5 человек, но не более 10 человек .

Более точно штатная численность и состав административно-управленческого персонала могут определяться по выполняемым функциям (с учетом установленных лимитов), в том числе для расчета численности специалистов (работников кадрового, бухгалтерского, делопроизводственного обеспечения) - на основе норм времени или выработки. В целях обеспечения реализации уставных функций архива формируется его структура, в соответствии с которой определяется количество руководителей структурных подразделений, а также их заместителей. Для обоснования и оптимизации состава и численности руководителей структурных подразделений (в частности, при создании новых архивов) рекомендуется использовать «Примерные положения об отделах государственного архива, центра хранения документации» (приказ Росархива от 11.07.94 № 57); «Примерные положения о структурных подразделениях федеральных архивов» (приказ Росархива от 07.05.98 № 34); «Примерное положение об архивохранилище государственного архива» (приказ Росархива от 13.02.2001 № 12).

Для работников бухгалтерии, делопроизводственных и кадровых служб расчет штатной численности можно вести на основе норм времени или норм выработки. Для этого используется формула (1):

,

где Т о - общие трудозатраты на объем работы (работ), ч;
Ф н - нормативный фонд рабочего времени одного специалиста за год;
К н - коэффициент, учитывающий планируемые невыходы.

Пример расчета численности работников бухгалтерии
на выполнение операции «Учет основных средств»

за год трудозатраты на выполнение операции составили 1770 ч ;

нормативный фонд рабочего времени одного работника условно принимаем за 2000 ч в год;

К н = 1,1 .

Ч ш = 1770 / 2000 х 1,1 = 0,97 = 1 чел.

Аналогично рассчитывается необходимая численность работников бухгалтерии для выполнения других работ, операций и процедур. Суммируя полученные данные, определяют необходимую численность в целом на объем предполагаемых работ в год.

При использовании норм обслуживания определяется количество работников по функции «материально-техническое снабжение». Так, службе хозяйственного и материально-технического снабжения положен один кладовщик при стоимости сохраняемых ценностей свыше 100 тыс. руб. в год или один заведующий складом (заведующий хозяйством) при количестве работающих в организации до 200 человек .

5. Методика расчета необходимой штатной численности
рабочих и младшего обслуживающего персонала архива

Производить расчет необходимой численности этой категории работников целесообразно по профессиям (дезинфекторы, уборщики, гардеробщики, лифтеры, рабочие).

Необходимая штатная численность рабочих и младшего обслуживающего персонала может рассчитываться с помощью норм времени обслуживания по формуле (3):

, (3)

где Т о - общая трудоемкость выполнения работ (за год, месяц, рабочий день) по заданной зоне обслуживания;
Н о - норма времени обслуживания единицы работы (площадь, м 2 , количество посетителей и др.);
К н - коэффициент планируемых невыходов.

Нормы времени обслуживания устанавливаются с учетом затрат времени на выполнение работниками основных и дополнительных функций.

Расчет необходимой численности младшего обслуживающего персонала дан на примере уборщиков помещений с учетом четырех зон обслуживания: 1) служебные помещения, 2) архивохранилища, 3) лестничные клетки и 4) санитарные узлы.

К основным функциям, выполняемым этой категорией работников, отнесены все работы по уборке помещений. К дополнительным функциям - доставка средств уборки и приспособлений в начале рабочего дня к месту работы и в конце рабочего дня в установленное для их хранения место. Время на доставку средств уборки и вспомогательных материалов учтено на расстояние до 100 м. Нормы обслуживания установлены с учетом одноразовой уборки в течение рабочего дня .

Так как на практике уборка помещений производится не ежедневно, то периодичность уборки определяется каждым архивом самостоятельно.

Таблица 4

Нормы обслуживания для уборщиков помещений

При наличии на лестничной клетке ковровых дорожек к норме времени обслуживания применяются коэффициенты :

лестничные клетки в здании от 2 до 5 этажей без лифта, К = 1,6 ;

лестничные клетки в здании от 2 до 5 этажей с лифтом, К = 1,7 ;

лестничные клетки в здании свыше 5 этажей с лифтом, К = 1,75 .

Пример расчета

Общая площадь помещений архива составляет 6900 м 2 , в том числе:

служебные помещения - 1602 м 2 ;

архивохранилища - 5000 м 2 ;

лестничные клетки в здании до 5 этажей с лифтом - 248 м 2 , при этом К = 1,7;

санитарные узлы - 5 узлов, их общая площадь составляет 50 м 2 .

Применяя нормы обслуживания из табл. 4, получим:

Общая трудоемкость обслуживания служебных помещений:

1602 м 2 x 0,025 ч = 40,0 чел. ч.

40,0 чел. ч. / 8 ч х 1,1 = 5,5 чел.

Общая трудоемкость обслуживания архивохранилищ

5000 м 2 x 0,016 ч = 80,0 чел. ч.

Необходимая численность уборщиков:

80,0 чел. ч. / 8 ч х 1,1 = 11,0 чел.

Общая трудоемкость по обслуживанию лестничных клеток:

248 м 2 x 0,03 ч x 1,7 = 12,65 чел. ч.

Необходимая штатная численность:

12,65 чел. ч. / 8 ч х 1,1 = 1,7 чел.

Общая трудоемкость обслуживания санитарных узлов:

50 м 2 x 0,04 ч = 2,0 чел. ч.

Необходимая штатная численность:

2,0 чел. ч. / 8 ч х 1,1 = 0,3 чел.

Необходимая штатная численность по четырем зонам обслуживания:

Ч ш = 5,5 + 11,0 + 1,7 + 0,3 = 18 чел.

Для расчета необходимой численности гардеробщиков, лифтеров и рабочих рекомендуется использовать нормы обслуживания. Так, на обслуживание одного гардероба до 200 мест требуется один человек в смену .

Численность лифтеров определяется по количеству лифтов и сменности их работы :

при сопровождении кабины лифта в смену на один лифт требуется один человек;

при самостоятельном пользовании лифтом в смену на один пост - один человек.

Численность рабочих, занятых обслуживанием и ремонтом инженерного оборудования зданий . В данную группу входят следующие профессии: слесарь-сантехник, электромонтер по обслуживанию электрооборудования, электромонтер по ремонту электрооборудования, слесарь по контрольно-измерительным приборам и автоматике, слесарь по ремонту и обслуживанию вентиляционного, отопительного и кондиционерного оборудования.

Определить численность рабочих указанной группы профессий можно двумя способами.

Первый способ:

Необходимо:

Например:

количество единиц ремонтной сложности электрооборудования в архиве составляет 402 единицы ;

норма обслуживания для электромонтера составляет 500 единиц ремонтной сложности в сутки;

коэффициент планируемых невыходов равен 1,1 .

Численность равняется:

402 / 500 х 1,1 = 0,88 = 1 человек в сутки

Второй способ:

На основании табл. 5 устанавливают необходимую численность рабочих, занятых обслуживанием и ремонтом оборудования, в зависимости от количества единиц ремонтной сложности оборудования и количества рабочих мест в архиве.

Таблица 5

Норматив численности рабочих, занятых обслуживанием и ремонтом оборудования

рекомендуемых для использования при расчете
штатной численности государственных архивов

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих: 3-е офиц. доп. изд. / Минтруд РФ. М., 2001.

Комплексные нормы на работы по подготовке публикаций документов и справочников по документам ГАФ СССР, выполняемые в государственных архивах, хранящих управленческую документацию и документы личного происхождения / ВНИИДАД. М., 1990.

Комплексные нормы времени на работы по подготовке публикаций документов и справочников по документам ГАФ СССР, выполняемые в государственных архивах, хранящих управленческую документацию, документы личного происхождения, фонодокументы. Ч. 2 / ВНИИДАД. М., 1991.

Комплексные нормы времени на работы по подготовке публикаций документов и справочников по документам архивных фондов Российской Федерации, выполняемые в государственных архивах, хранящих управленческую документацию, документы личного происхождения. Ч. 3 / ВНИИДАД. М., 1992.

Межотраслевые нормативные материалы для нормирования труда рабочих по уборке территорий и помещений / ЦБНТ. М., 1992.

Межотраслевые нормативы времени на работы по научно-технической информации. М., 1990.

Межотраслевые нормативы численности работников службы охраны труда в организациях / ЦБНТ. М., 2001.

Межотраслевые типовые нормы времени на работы по сервисному обслуживанию персональных электронно-вычислительных машин и организационной техники и сопровождению программных средств / ЦБНТ. М., 1998.

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по бухгалтерскому учету и финансовой деятельности в бюджетных организациях / ЦБНТ. М., 1995.

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления / ЦБНТ. М., 1995.

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров. М., 1991.

Межотраслевые укрупненные нормы времени на работы с научно-технической документацией в архивах учреждений, организаций и предприятий / ВНИИДАД; ЦБНТ. М., 1993.

Нормативы времени на работы, выполняемые экономистами по финансовой работе. М.: Экономика, 1990.

Нормативы времени на уборку служебных и культурно-бытовых помещений / ЦБНТ. М., 1990.

Нормативы численности инженерно-технических работников и служащих объединений гостиничного хозяйства и гостиниц / ЦБНТ. М., 1985.

Нормативы численности работников отдела подготовки кадров (бюро, секторов) на предприятиях / ЦБНТ. М., 1990.

Нормативы численности работников юридической службы / ЦБНТ. М., 1990.

Нормативы численности рабочих, занятых обслуживанием общественных зданий / ЦБНТ. М., 1988.

Нормативы численности рабочих по обслуживанию гостиниц / ЦБНТ. М., 1984.

Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления / ЦБНТ. М., 1993.

Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти / ЦБНТ. М., 2002.

Нормы обслуживания для рабочих, занятых на работах по санитарному содержанию домовладений. М., 1996.

Примерное положение об архивохранилище государственного архива: Приказ от 13.02.2001 N 12 / Росархив.

Примерные положения об отделах государственного архива, центра хранения документации: Приказ от 11.07.1994 N 57 / Росархив.

Примерные положения о структурных подразделениях федеральных архивов: Приказ от 07.05.1998 N 34 / Росархив.

Расчет полезного (эффективного) фонда рабочего времени в плановом периоде: Метод. рекомендации / Главархив СССР. М., 1982.

Типовые нормы времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в государственных архивах / ВНИИДАД. М., 1988.

Типовые нормы времени и выработки на работы и услуги, выполняемые в государственных архивах с применением ПЭВМ / ВНИИДАД. М., 2001.

Типовые нормы времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в государственных архивах, хранящих кинофотодокументы / ВНИИДАД. М., 1984.

Типовые нормы времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в государственных архивах, хранящих научно-техническую документацию. М., 1984.

Типовые нормы времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в государственных архивах, хранящих фонодокументы / ВНИИДАД. М., 1983.

Типовые нормы выработки на основные виды работ, выполняемые лабораториями микрофотокопирования и реставрации документов государственных архивов / Главархив СССР. М., 1981.

Типовые нормы выработки на переплетные и картонажные работы. М.: Экономика, 1990.

Типовые нормы времени на работы по копированию и размножению документов / ЦБНТ. М., 1990.

Укрупненные нормы времени на полотерные и стеклопротирочные работы. М.,1991.

Укрупненные нормы времени на работы, выполняемые в объединенных архивах, хранящих документы по личному составу учреждений, организаций и предприятий / ВНИИДАД; ЦБНТ. М., 1992.

Список использованной литературы

Гребнев Е.Т. Нормирование управленческого труда / Е.Т. Гребнев, К.А. Смирнов. М., 1980.

Клюев В.К. Экономическое обеспечение деятельности библиотек / В.К. Клюев, A.M. Чукаев. М., 1991.

Научная организация управленческого труда в аппарате министерств и ведомств: Межвуз. сб. / МГИАИ. М., 1985.

Недоступов М.И. Нормирование труда: Учеб. пособие. Т. 1 / М.И. Недоступов, В.Н. Годионенко, А.В. Чиркова; Санкт-Петербург, ун-т экономики и финансов. СПб, 1995.

Основы научной организации труда в государственных архивах: Метод. рекомендации / ВНИИДАД. М., 1986.

Экономика труда. Кн. 1, 2 / Санкт-Петербург, ун-т экономики и финансов. СПб, 1993.

Нормы времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в государственных архивах, как правило, рассчитаны на выполнение каждой работы, операции одним исполнителем.

Местные нормы могут быть укрупненными или рассчитанными по видам работ и операциям и установлены на рабочую неделю продолжительностью 40 часов. В нормах должно быть учтено время на подготовительно-заключительные, вспомогательные работы, организационно-техническое обслуживание рабочих мест, отдых и личные надобности исполнителей. Порядок разработки норм времени и выработки изложен в методических рекомендациях: Основы научной организации труда в государственных архивах / Главархив СССР; ВНИИДАД. М., 1986.

Расчет полезного (эффективного) фонда рабочего времени в плановом периоде: Метод. рекомендации / Главархив СССР. М., 1982. С. 1-6; Прил. 1; пп. 4.1-4.8. (Занятия по гражданской обороне в настоящее время не включаются в число невыходов, а необходимое для их проведения время учитывается в общих трудозатратах наряду с занятиями по повышению квалификации работников архива).

В примерах расчета использованы «Типовые нормы времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в государственных архивах» (М., 1988), а также нормы Российского государственного военного архива (РГВА), Российского государственного архива социально-политической истории (РГАСПИ) и Российского государственного архива экономики (РГАЭ).

Нормативы численности рабочих, занятых обслуживанием общественных зданий / ЦБНТ. М., 1988. С. 5.

Нормативы численности рабочих, занятых обслуживанием общественных зданий / ЦБНТ. М., 1988. С. 11.

Наименования оборудования, определение категории его сложности и ремонта см.: Нормативы численности рабочих по обслуживанию гостиниц / ЦБНТ. М., 1984. С. 44-53.

Нормативы численности рабочих по обслуживанию гостиниц / ЦБНТ. М., 1984. С. 27.

Численность работников по штату — это официально утвержденное количество сотрудников, необходимое для достижения целей организации.

Кто входит в штатную численность работников

Для ответа на этот вопрос сначала выясним, какая количественная характеристика имеется в виду. В практической деятельности могут использоваться такие разновидности:

1. Нормативная. Это некий эталон. В его основе лежат нормативы и определенные на их основе нормы.
2. Плановая. Это прогнозный показатель. Он отражает потребность в кадрах на будущий период и выявляется на основе анализа периодов прошлых.
3. Среднесписочная. Это результат анализа количества сотрудников за период. Он не учитывает подрядчиков и внешних совместителей.
4. Штатная. Это число членов трудового коллектива в соответствии со штатным расписанием.
5. Фактическая. Это количество работников, трудящихся на предприятии в конкретный момент.
6. Явочная. Это число сотрудников в момент анализа пребывающих на рабочем месте (фактическая за минусом отпускников, болеющих, декретниц и т. п.).

Штатная и фактическая численность работников — это показатели, различающиеся на количество сезонных работников, практикантов и любых других кадров, привлекаемых временно, по особой необходимости.

Расчет штатной численности работников

Если с фактической и явочной все относительно ясно, то остальные виды требуют сложных вычислительных операций. Также понадобится знание нормативов. Взять их можно из справочников либо внутрифирменных локальных актов.

В отдельных случаях можно пользоваться нормативными документами. Примером являются «Рекомендации по определению штатной численности работников бюджетных организаций на основе нормативов по труду» (утв. Росздравом).

Начнем с формулы, опирающейся на норматив времени:

ШЧ = ОЗВг / ПНФ1 × КН,

• ОЗВг — общие затраты времени на все работы (или их вид, если считаем показатель по подразделению) за год;
• ПНФ1 — плановый нормативный фонд рабочего времени на одного сотрудника (годовой);
• КН — коэффициент невыходов.

Коэффициент невыходов — это индекс, который помогает учесть пропуски рабочего времени (больничные, внеочередные отпуска и т. п.).

КН = 1 + НВ / НФ1 × ССЧ,

• НВ — суммарное время невыходов за год;
• НФ1 — нормативный фонд рабочего времени на одного сотрудника (годовой);
• ССЧ — среднесписочная численность штатных работников, рассчитать которую нужно за последние два года.

Также можно использовать формулу, учитывающую и план по выпуску продукции:

ШЧ = ПОР / (ОЗВг × ПВ × КВН) × КН,

• ПВ — планируемая выработка;
• КВН — коэффициент выполнения норм;
• ПОР — планируемый объем работ.

А теперь посмотрим, как это применяется на практике.

Пример расчета

Возьмем для примера частную школу. Когда ее открывали, директор опирался на нормативы штатной численности работников образовательных организаций, утвержденные приказом регионального профильного ведомства. Для наглядности возьмем Приказ Департамента образования Тверской области № 409 от 31.05.2005.

В школе четыре класса, в которых обучаются 100 детей. В этом случае учреждению положено 17 сотрудников. Но директор решил, что затраты на персонал не окупают себя, и поручил бухгалтеру найти возможность для его сокращения.

Последний определил такие данные:

• ОЗВг — 3700 часов;
• НФ1 — 600 часов;
• ПНФ1 — 590 часов;
• ССЧ — 17 человек;
• НВ — 180 часов.

Предельная штатная численность работников — это то число, которое он получит, подставив эти данные в формулу.

КН = 1 + 45 / 600 × 17 = 2,3.

ШЧ = 3700 / 590 × 2,3 = 14,4.

Полученное число нужно округлить до целого (всегда в сторону увеличения, поскольку речь идет о людях). Получается 15 человек, поэтому для экономии ресурсов двоих можно сократить.

Как утвердить новый документ или внести изменения в существующий

Итак, необходимость кадровых преобразований очевидна. Теперь необходимо закрепить это. Для этого кадровая служба разрабатывает новое штатное расписание. Для этого можно использовать форму Т-3, утвержденную . Однако с 01.01.2013 она не является обязательной, поэтому допускается разработка собственной.

Количество единиц в штатном расписании

Штатное расписание — это документ, в котором отражена основная информация о персонале компании:

• сколько и каких должностей существует;
• каковы оклады и особенности оплаты труда.

В ст. 15, 57 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ) делается привязка трудовой функции работника к штатному расписанию. Она определяется как деятельность по должности в соответствии с расписанием. Должностная единица, предусмотренная штатным расписанием, и есть единица штата.

Рекомендованная унифицированная форма штатного расписания Т-3, утв. постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004 № 1, предусматривает графу «Количество штатных единиц».

Согласно постановлению, принимая во внимание возможность работы по совместительству, при заполнении количества единиц в штатном расписании указываются и неполные штатные единицы: 0,25; 0,5; 2,75 и т. д.

В этой связи штатные единицы — это не количество работников, которое дробным не бывает, а объем работы по данной должности.

ВАЖНО! Роструд отмечает, что работники-совместители, которые выполняют работу по неполной ставке, обладают всеми гарантиями по оплате труда, установленными трудовым законодательством. В частности, заработная плата им также должна выплачиваться 2 раза в месяц (письмо от 30.11.2009 № 3528-6-1).

Сокращение единицы в штатном расписании

При рассмотрении вопроса о сокращении единицы в штатном расписании важно разграничить понятия сокращения численности и сокращения штата:

• сокращение численности — уменьшение числа работников по одной должности (было 5, стало 3);
• сокращение штата (единицы в штатном расписании) — исключение должности или подразделения из штатного расписания (например, исключение должности «инспектор» предполагает, что в организации вообще не будет сотрудников по данной единице).

Подобное разграничение поддержано судебной практикой (апелляционное определение Сахалинского облсуда от 13.01.2015 по делу № 33-64/2015).

При этом при сокращении работников реальность сокращения (как численности, так и штата) должна быть подтверждена внесением изменения в штатное расписание. Несоблюдение указанного условия — основание для восстановления сотрудника на работе (кассационное определение Астраханского облсуда от 29.06.2011 по делу № 33-1983/2011).

Экономическую обоснованность сокращения единицы работодатель определяет самостоятельно. Доводы уволенных работников о том, что сокращение не имело рационального объяснения, подлежат отклонению (апелляционное определение Свердловского облсуда от 01.06.2016 по делу № 33-9664/2016).

ВАЖНО! Согласно ст. 75 ТК РФ при смене собственника имущества компании сокращать численность или штат можно только после госрегистрации смены права собственности.

Итак, количество единиц в штатном расписании — это показатель объема работы, выполняемой по каждой указанной в нем должности. Исходя из изложенного, количество единиц не является количеством работников и может быть определено дробными показателями, такими как 0,25; 0,5; 2,75 и т. д.

Сокращение персонала может быть обусловлено как сокращением численности работников, так и сокращением штата. Под сокращением численности подразумевается изменение числа работников, выполняющих соответствующую трудовую функцию, а сокращение штата — полностью исключение должности или даже структурного подразделения из штатного расписания.

Формирование оптимального штата - одна из приоритетных задач как для достижения целей бизнеса, так и для его управляемости. Правильно рассчитанная численность персонала позволяет достигать поставленных целей и обеспечивать соблюдение режима труда и отдыха персонала с учетом невыхода части сотрудников на работу. В данной статье мы поговорим о том, как определить численность торгового ­персонала магазина.

Р асчет основывается на нормировании труда с учетом плановых ­невыходов сотрудников на работу. Для этого применяется следующая формула:

Ш = Н х К н,

• Ш - требуемая штатная численность персонала (без учета ­технического персонала, например, уборщиц и грузчиков),
• Н - нормативная численность работников,
• К н - плановый коэффициент невыхода сотрудников на работу.

Определение К н

Данный коэффициент вычисляется по формуле:

К н = 1 + Д н,

• Д н - доля нерабочего времени в общем фонде рабочего времени по производственному календарю. Она рассчитывается как сумма часов невыхода сотрудника на работу, деленая на общее количество рабочих часов в указанный период.

Определим К н в период с января по ноябрь . Количество нерабочих дней составит 49 (28 дней плановых отпусков в соответствии с ТК РФ + 7 дней (норматив отпусков без сохранения заработной платы) +14 ­(норматив больничных)) или 392 часа при 8-часовой рабочей неделе.

Доля нерабочих часов в общем количестве рабочего времени составит:

392 часа: 1 803 часа (по производственному календарю) = 0,22.

Таким образом, К н в периоде январь - ноябрь равно 1+ 0,22 = 1,22.

К н в декабре определяется аналогично. Количество нерабочих часов составит: 7 дней (больничные) х 8 часов = 56. Дн = 56 часов: 183 часа (по производственному календарю) = 0,31.

Таким образом, К н в декабре = 1 + 0,31 = 1,31.

Расчет нормативной численности (Н)

Нормативная численность (Н) определяется по формуле:

Н = V / (Ф рв х H выр х К вн),

• V - плановый объем работ в принятых единицах измерения;
• Ф рв - фонд рабочего времени на планируемый период, в часах;
• Н выр - норма выручки;
• К вн - плановый коэффициент выполнения норм, который определяется как отношение плановой выручки соответствующего периода 2009 года к фактической выручке аналогичного периода 2008 года.

Предположим, что магазины по норме выручки делятся на 2 категории в зависимости от доли отдела книг в площади и товарообороте магазина.

Штатная численность работников - это то количество необходимых сотрудников, с помощью которых вы сможете добиваться поставленных целей и развивать компанию. У начинающих бизнесменов, особенно на ранних этапах, возникает множество вопросов, связанных с этим понятием. Как рассчитать штатную численность, какие специалисты необходимы в первую очередь. Не разобравшись в этих вопросах, не удастся запустить даже самое небольшое производство или компанию.

Для чего нужно определять штатную численность?

Штатная численность работников - это то, без чего не обходится ни одно успешное и эффективное предприятие. Учитывать и следить за этим показателем важно, так как от него зависит конечный успех всего вашего бизнеса.

Необходимо, чтобы руководитель и начальник отдела кадров не забывали контролировать эти параметры, постоянно обновляли статистические данные, предоставляя актуальные сведения. Данные по штатной численности работников необходимо регулярно заносить в отчетные документы. Их составление регламентировано соответствующими законодательными актами и требованиями.

Определение штатной численности персонала

В широком смысле штатная численность работников - это количество сотрудников компании или предприятия, входящих в его штат. Либо это число, которое значится в утвержденном руководителем (это обязательное требование), штатном расписании.

Отдельно стоит отметить, что сезонные работники либо сотрудники, с которыми вы заключаете временные трудовые договора, в общее штатное расписание не входят. Поэтому учитывать их не нужно.

Употребление данного понятия стало особенно распространено в бизнес-планировании при определении значения численности персонала. Также оно достаточно часто встречается при обсуждении наиболее эффективных решений управленческих вопросов, связанных с развитием предприятия или компании.

Как документально зафиксировать количество сотрудников?

Для того чтобы количество сотрудников было официально зафиксировано и к вам не было претензий ни со стороны налоговых органов, ни от трудовой инспекции, необходимо тщательно и скрупулезно вести соответствующую документацию.

Штатная численность работников - это показатель, который желательно прописать в уставе компании. Однако это необязательное требование. Обычно данный показатель рассчитывается на крупных предприятиях, преимущественно государственных. За этим там строго следят. Наоборот, в коммерческих структурах ему уделяют меньшее значение, что не всегда оправдано. Большинство специалистов склоняются к тому, что проводить данный учет необходимо, даже несмотря на то что сделать это зачастую достаточно сложно.

Сезонные работники

По факту руководители предприятий часто сталкиваются с ситуацией, когда численность работников по штатному расписанию существенно меньше запланированной изначально. Это связано с тем, что компаниям намного выгоднее нанимать сезонных или временных сотрудников, чем заключать официальные договора и включать работника в штат.

В последнем случае за него необходимо платить все соответствующие налоги и страховые выплаты - в фонд обязательного медицинского страхования, пенсионный фонд России. Если же работник трудится на временной основе, то на всем этом можно сэкономить. На это часто и идут руководители обычно небольших фирм и компаний.

К тому же, когда структура и штатная численность работников невысока, проще вести их учет. А если потребности в услугах конкретного сотрудника возникают нерегулярно, то ему не нужно ежемесячно платить заработную плату, а можно ограничиться выплатами по факту за объем непосредственно выполненной работы.

Кстати, удобная система найма на временную или сезонную работу распространена во многих странах мира. Этим занимаются специализированные агентства, которые вам подыскивают необходимых сотрудников на заранее оговоренный временной период.

Часто такие агентства набирают себе в штат работников, которые затем по лизинговым операциям переходят из одной компании в другую. Так вы можете осуществлять полноценное функционирование компании, не изменяя при этом среднесписочную численность штатных работников. Как правило, это относится к производственным и хозяйственным специальностям. Например, сотрудникам клининговых компаний, охранникам, ремонтным работникам.

Расчет штатной численности работников

В настоящее время разработано несколько методик, с помощью которых можно проводить необходимые расчеты штатной численности ваших сотрудников. Но есть методы, которые распространены больше других, их успешно применяют большинство компаний и организаций.

Расчет штатной численности работников, в основу которого положены понятия трудовых норм, представляется самым перспективным и эффективным. При таком способе необходимо производить тщательный учет невыходов работников по различным причинам, в том числе и уважительным, который, в конечном счете должен соответствовать утвержденному плану. Все эти расчеты включаются в годовую и квартальную бухгалтерскую отчетность.

При этом не стоит забывать, что каждое предприятие, каким бы небольшим оно ни было, имеет законное право самостоятельно разрабатывать нормативы и принимать методические рекомендации штатной численности работников. В дальнейшем оно может придерживаться их при осуществлении расчетов сколько угодно времени.

Количество штата сотрудников

Рекомендации по определению штатной численности работников тесно связаны с таким понятием, как количество штата. По сути, это произведение значения нормативной численности сотрудников и соответствующего коэффициента, который должен учитывать плановый невыход персонала на работу. Естественно, невыход учитывает только уважительные причины, такие как болезни, декретные отпуска, командировки, обстоятельства срочного семейного характера. Таким образом определяется то количество сотрудников, которое необходимо вашему предприятию, для полноценного функционирования, учитывая все возможные жизненные обстоятельства.

Рассчитывается это так. Плановый коэффициент невыхода сотрудников складывается с процентом невыходов, который, в свою очередь, переводят в доли, путем планомерного деления на 100. Такая методика определения штатной численности работников считается одной из наиболее перспективных.

Отчетность по штатной численности работников

Нередко на предприятиях руководство требует официального документального учета штатной численности сотрудников. Для этого составляются списочные данные, в которых учитываются нормативы для определения размера штата компании.

Данные, внесенные в эти списки, должны соответствовать количеству работников, которые включены в табель. Так можно эффективно и без лишних трудозатрат фиксировать посещаемость.

Также не стоит забывать, что при определении штатной численности работников рекомендации, разработанные трудовой инспекцией, необходимо соблюдать. Ведь от этого напрямую будет зависеть правильность ваших расчетов.

В частности, в штатное расписание необходимо заносить всех сотрудников, без исключений, с которыми заключены официальные долгосрочные трудовые договора. Также необходимо производить тщательный учет лиц, которым официально начисляется денежное вознаграждение на исполнение ими своих обязанностей.

Интересный момент, в табель необходимо вносить всех сотрудников, даже в тех случаях, когда они не являются на свое рабочее место. Причем неважно, по каким причинам - уважительным или нет. Конечные данные, имеющиеся в таблице, должны строго соответствовать тем данным, которые есть в табеле.

Нормы учета трудового времени

Так как рассчитать штатную численность работников нелегко, необходимо учитывать нормы учета трудового времени. Это существенно облегчит работу специалистам отдела кадров. Этот показатель фиксирует общие затраты рабочего времени, которые руководитель предприятия или соответствующего отдела устанавливает конкретному сотруднику или группе сотрудников. Рабочее время, необходимое на выполнение задания, необходимо закладывать на этапе определения технических и организационных условий, в соответствии с которыми будет выполняться поставленная задача.

Важно при этом помнить, что сами сотрудники должны строго соответствовать тому уровню квалификации, который необходим для выполнения определенной задачи. В противном случае нормы учета трудового времени придется корректировать. Причем, если сотрудники менее квалифицированы, чем требуется, то в большую сторону, что приведет к тому, что конечная цель будет достигнута намного позже, чем планировалось.

Все работы на предприятии должны быть охвачены данными временными нормами. Только в этом случае производство будет функционировать четко и бесперебойно. К тому же, благодаря учету трудового времени, вы получите объективные данные по требуемой численности персонала. На данном этапе возможен пересмотр количества сотрудников в сторону увеличения или сокращения штатной численности работников.

Расчет временных норм

Также обязательным для отдела кадров считается расчет временных норм. Их также относят к временным затратам. К ним причисляются исследование положений нормативно-правовых документов, оформление и отправка соответствующих запросов, изучение и анализ материалов и данных, относящихся к конкретной отрасли, в которой ведет свою деятельность ваша компания. Также важно контролировать реализацию намеченных программ и планов.

Также в нормы времени включаются те затраты, которые необходимы для реализации мероприятий, без которых выполнение поставленных задач окажется невозможным, а также часы, которые уйдут на подготовку итоговой финансовой отчетности.

Определяются данные нормы исходя из установленной штатной численности персонала. Соответствующие цифры включаются в табель.

Данные показатели, как правило, во всех фирмах устанавливаются за один финансовый год. При этом численность сотрудников должна соответствовать нормативам, совокупным трудовым затратам, которые необходимы, чтобы выполнить конкретную задачу.

Определяя конечную штатную численность, важно учесть и правильно рассчитать коэффициент невыхода. В него необходимо включить время, которое сотрудники проводят в плановых отпусках, дни, которые в среднем будут посвящены повышению квалификации, обучению и переобучению, учесть временную нетрудоспособность.

Не стоит забывать и о поправочных коэффициентах. К ним относят то время, которое работник тратит на личные нужды или отдых в процессе работы. Например, к ним стоит отнести перекуры. Про них нельзя забывать, так как в противном случае цифры на выходе будут неверными, и вы не получите тот результат, на который рассчитывали.

Планирование временных показателей

Еще один важный момент, ради которого ведут учет штатной численности сотрудников, это оценка их труда и потенциала. В конечном счете, это один из ключевых показателей. В это число входят все сотрудники, вне зависимости от того, какова на конкретном предприятии структура организации. Стоит только не забывать своевременно вносить новых сотрудников и исключать уволенных.

Основу составляет календарный фонд всего рабочего времени. Из него стоит вычесть только праздничные дни, выходные, а также плановые и дополнительные отпуска, которые предоставляются сотрудникам в соответствии с уставом вашего предприятия.

Не стоит забывать об отпусках, предоставляемых работникам государством. В первую очередь, речь идет о декрете. Вычисление невыходов по болезни производится в соответствии со среднестатистическими показателями.

Также в данный план необходимо внести количество неявок, которые могут случиться, а также продолжительность рабочего дня каждого отдельного сотрудника.

Во временном фонде существуют три раздела. Это календарный, эффективный и номинальный фонды.

Итоговые значения календарного совпадают с плановыми показателями. Если производство работает по периодическому типу, то из календарного фонда следует вычесть выходные и праздничные дни. Так вы получите номинальное значение.

И, наконец, эффективный фонд представляет собой номинальный, в котором не учтены неявки сотрудников по болезни, общественным поручениям и плановым отпускам.

В итоге штатная численность персонала вашей организации определяется, исходя из множества различных параметров, основным из которых является заданное количество сотрудников, которые нужны для обслуживания всех рабочих мест, имеющихся на производстве.